Cách lập báo giá sửa chữa ô tô: công thợ, phụ tùng và phát sinh

Cấu trúc một bản báo giá rõ ràng, cách tính đơn giá giờ công, xử lý hạng mục phát sinh khi xe đang trên cầu nâng và cách lấy xác nhận để khách không từ chối thanh toán.

Khách hiếm khi phàn nàn chỉ vì giá cao. Họ phàn nàn vì tổng tiền lúc thanh toán khác con số đã nghe lúc gửi xe, hoặc vì không hiểu mình đang trả tiền cho cái gì. Một dòng "sửa phanh: 2.500.000đ" gần như chắc chắn dẫn đến câu hỏi "sao đắt thế".

Bài này hướng dẫn cách lập báo giá sửa chữa ô tô theo ba phần công thợ, phụ tùng, vật tư; cách tính giờ công để không bán dưới giá vốn; cách xử lý phát sinh và lấy xác nhận của khách. Phần giữa bài có một ví dụ minh hoạ đủ số liệu.

Báo giá sửa chữa ô tô gồm những phần nào?

Cách tính giờ công

Tiền công một hạng mục = số giờ công × đơn giá giờ công. Hai con số này nên lấy như sau:

• Số giờ công: theo định mức của hãng xe nếu có, hoặc bảng giờ công nội bộ do gara tự đo. Báo theo định mức chứ không theo thời gian thực tế: thợ làm nhanh thì gara có thêm lời, thợ làm chậm thì gara chịu, khách không phải trả thêm.
• Đơn giá giờ công: tính từ chi phí của chính xưởng mình, không lấy theo gara bên cạnh.

Với việc lặp lại nhiều như thay dầu, đảo lốp, có thể đặt giá trọn gói. Khách dễ hiểu, cố vấn báo giá nhanh hơn.

Phụ tùng và vật tư: ghi rõ để khách tự so

• Ghi loại phụ tùng: chính hãng, OEM hay hàng tương đương. Nếu có hai lựa chọn, đặt cạnh nhau để khách tự chọn.
• Giá bán theo nhóm hàng: giá nhập cộng mức lãi đặt sẵn cho từng nhóm. Món giá trị cao khách hay so giá, nên để mức lãi thấp hơn.
• Dầu nhớt tính theo lít thực đổ, không làm tròn lên cả can.
• Vật tư tiêu hao nhỏ như giẻ, dung dịch vệ sinh phanh có thể tính một khoản cố định mỗi lượt, nhưng phải ghi tên khoản.
• Phụ tùng phải đặt ngoài: ghi ngày về hàng, vì đó thường là lý do giao xe muộn.

Ví dụ minh hoạ: báo giá cho xe sedan 60.000 km

Khách mang xe đến vì phanh kêu và đến kỳ thay dầu. Đơn giá giờ công 200.000đ. Số liệu chỉ để minh hoạ cách trình bày.

Kiểm tra lại: 560.000 + 1.690.000 + 200.000 = 2.450.000đ. Khách nhìn bảng là biết tiền công chiếm bao nhiêu, phụ tùng loại gì, dầu đổ mấy lít.

Xử lý phát sinh khi đang sửa

1. Dừng hạng mục phát sinh. Không làm trước rồi báo sau.
2. Chụp ảnh hoặc quay video ngắn chỗ hư hỏng, đặt cạnh phụ tùng còn tốt nếu được.
3. Lập báo giá bổ sung riêng, ghi số báo giá gốc và giờ giao xe mới nếu thay đổi.
4. Gửi khách và gọi điện giải thích, chờ xác nhận rồi mới làm.
5. Khách từ chối thì ghi lại vào phiếu, lắp lại như cũ.

Tiếp ví dụ trên: khi tháo bánh trước, KTV thấy cao su chụp bụi láp ngoài bên trái bị rách. Báo giá bổ sung gồm phụ tùng 250.000đ, công 0,7 giờ là 140.000đ, mỡ láp 30.000đ, cộng 420.000đ. Khách đồng ý, tổng thanh toán là 2.450.000 + 420.000 = 2.870.000đ.

Lấy xác nhận của khách

• Khách ở tại xưởng: ký trên báo giá.
• Khách đã về: gửi bản báo giá qua tin nhắn, khách trả lời đồng ý, lưu lại tin nhắn đó.
• Ghi người xác nhận và thời điểm. Với xe công ty, cần xác nhận của người có quyền duyệt chi, không phải lái xe.
• Xe bảo hiểm: phần bảo hiểm chi trả theo biên bản giám định; phần khách tự trả (khấu trừ, hạng mục ngoài phạm vi) cần khách xác nhận riêng.

Báo giá và tin nhắn xác nhận nằm trong điện thoại riêng của cố vấn thì rất dễ thất lạc khi người đó nghỉ việc. Dùng phần mềm quản lý gara ô tô thì báo giá, ảnh và xác nhận nằm chung hồ sơ xe, ai trong xưởng cũng tra được.

Lỗi thường gặp

• Gộp cả việc vào một dòng như "sửa phanh", "bảo dưỡng": khách không biết trả tiền cho gì.
• Đơn giá giờ công đặt theo cảm tính: không biết mỗi giờ công đang lãi hay lỗ.
• Quên vật tư tiêu hao: mỗi xe hụt vài chục nghìn, cả tháng thành vài triệu.
• Không ghi hiệu lực báo giá: giá phụ tùng tăng, gara chịu phần chênh.
• Phát sinh chỉ báo bằng lời: lúc thanh toán không có gì để đối chiếu.

Lập báo giá sửa chữa trên SGARA của QBIS

SGARA là phần mềm cho gara và xưởng dịch vụ xe trong nền tảng QBIS, hiện được hơn 100 gara và xưởng dịch vụ sử dụng. Báo giá trên SGARA nối liền với tiếp nhận, lệnh sửa và kho:

• Ảnh hiện trạng đi kèm báo giá: tiếp nhận xe có biển số, số km, ảnh, checklist kiểm tra.
• Khách duyệt báo giá qua Zalo; hạng mục đã duyệt thành lệnh sửa chữa, phân cho kỹ thuật viên theo tải việc.
• Phụ tùng xuất kho gắn từng lệnh sửa, nên hóa đơn khớp với những gì đã duyệt và đã xuất.
• Lãi gộp từng lệnh sửa: doanh thu, giá vốn phụ tùng, công thợ tính khi thanh toán, xem được theo từng dịch vụ.

Giá: Starter 4,8 triệu đồng/năm (5 tài khoản, phiếu sửa chữa không giới hạn, kho phụ tùng, app kỹ thuật viên), Growth 7,2 triệu đồng/năm (10 tài khoản, thêm lương và KPI kỹ thuật viên, đa chi nhánh, kết nối MISA), Pro chuỗi 16,8 triệu đồng/năm (20 tài khoản). Dùng thử miễn phí 10 ngày.

Xem chi tiết SGARAXem bảng giá, dùng thửHotline 024 7306 8956

Câu hỏi thường gặp

Có nên báo giá khi chưa kiểm tra kỹ xe không?

Chỉ nên đưa khoảng giá và ghi rõ là dự kiến. Báo giá chính thức lập sau khi chẩn đoán, khi đã biết cần thay gì.

Báo giá nên có hiệu lực bao lâu?

Do gara tự quy định. Nên ghi ngày hết hiệu lực ngay trên báo giá, nhất là với phụ tùng phải đặt ngoài hoặc hay biến động giá.

Khách không sửa thì có tính tiền kiểm tra không?

Với kiểm tra đơn giản, nhiều gara miễn phí để giữ khách. Với chẩn đoán phải tháo lắp hoặc dùng máy chuyên dụng, nên báo trước mức phí và ghi vào phiếu tiếp nhận.