Quản lý phụ tùng gara ô tô và cách tính lãi lỗ từng xe

Xuất phụ tùng theo lệnh sửa, chống thất thoát, kiểm kê định kỳ và cách tính lãi gộp cho từng chiếc xe ra khỏi xưởng, kèm ví dụ số liệu.

Ở nhiều gara, kho phụ tùng là nơi tiền mất đi lặng lẽ nhất. Thợ tự vào lấy má phanh, lọc dầu; dầu nhớt đổ theo can; phụ tùng mua ngoài cho một xe được trả tiền mặt rồi quên ghi. Cuối năm kiểm kê thấy lệch vài chục triệu nhưng không biết lệch từ xe nào.

Quản lý phụ tùng gara ô tô tốt không cần kho lớn hay nhiều người. Cần vài quy tắc rõ và giữ đúng mỗi ngày. Bài này đi qua cách tổ chức kho, xuất phụ tùng theo lệnh sửa, chống thất thoát, kiểm kê, và cách tính lãi gộp từng xe để biết xe nào thật sự mang lại tiền.

Tổ chức kho theo nhóm hàng

Mỗi mã phụ tùng nên có một vị trí kệ cố định. Tìm nhanh, đếm nhanh, và nhìn qua là biết ô nào sắp hết.

Xuất phụ tùng theo lệnh sửa chữa

Quy tắc quan trọng nhất: không có lệnh sửa, không xuất kho. Quy trình gọn như sau:

1. KTV đưa số lệnh sửa và danh sách phụ tùng cần lấy, khớp với báo giá khách đã duyệt.
2. Thủ kho xuất đúng mã, đúng số lượng, ghi số lệnh lên phiếu xuất.
3. Lấy dư thì trả kho ngay trong ngày, phiếu trả gắn cùng lệnh sửa.
4. Phụ tùng cũ tháo ra để ở khu riêng, dán nhãn biển số, trả khách hoặc thu hồi theo quy định.
5. Cuối ngày đối chiếu: phụ tùng đã xuất cho các lệnh đã đóng phải khớp với phụ tùng trên hóa đơn của các xe đó.

Chống thất thoát phụ tùng

• Tách người giữ kho và người sửa. Gara nhỏ không có thủ kho riêng thì giao cho cố vấn dịch vụ hoặc thu ngân giữ chìa khóa kho.
• Đối chiếu xuất kho với báo giá đã duyệt. Món nào xuất ra mà không có trên hóa đơn phải có lý do ghi lại.
• Đổi xác: muốn lấy phụ tùng mới thì mang phụ tùng cũ về, trừ trường hợp khách lấy lại.
• Định mức vật tư tiêu hao theo loại việc. Tháng nào vượt định mức nhiều thì xem lại.
• Phân quyền: chỉ chủ gara hoặc kế toán được sửa giá vốn, xóa phiếu xuất.
• Hàng mua ngoài cũng phải đi qua kho, kể cả khi nó chỉ nằm trong kho vài phút trước khi lắp lên xe.

Kiểm kê: đếm ít nhưng đếm thường xuyên

Thay vì đếm cả kho một lần cuối năm, chia hàng theo giá trị và đếm cuốn chiếu:

• Nhóm A: ít mã nhưng chiếm phần lớn giá trị kho, như giảm xóc, ắc quy, dầu nhớt. Đếm hằng tuần.
• Nhóm B: hàng giá trị vừa. Đếm hằng tháng.
• Nhóm C: hàng rẻ, nhiều mã. Đếm trong đợt kiểm kê toàn kho mỗi quý hoặc nửa năm.

Khi lệch, truy ngược các lệnh sửa đã xuất mã đó trong kỳ, phiếu trả kho, phiếu nhập. Ghi nguyên nhân từng khoản lệch thay vì chỉ chỉnh số tồn cho khớp. Mã nào lệch nhiều lần thì chuyển lên nhóm đếm thường xuyên hơn.

Cách tính lãi gộp từng xe

• Doanh thu: công thợ, phụ tùng, vật tư, dịch vụ thuê ngoài thu của khách, sau chiết khấu, chưa gồm thuế GTGT.
• Giá vốn phụ tùng: theo giá nhập, tính bình quân hoặc nhập trước xuất trước, dùng thống nhất một cách.
• Tiền công KTV: phần lương khoán, hoa hồng tính theo hạng mục của chính xe đó.
• Chi phí chung như mặt bằng, điện, lương cố định không chia vào từng xe; chỉ trừ khi tính lãi ròng cả tháng.

Ví dụ minh hoạ: xe A là một xe SUV thay cặp giảm xóc trước, kèm căn chỉnh góc đặt bánh xe thuê ngoài.

Đặt nhiều xe cạnh nhau mới thấy xe nào kéo lãi xuống. Ví dụ minh hoạ ba xe trong cùng một ngày:

Xe C lỗ vì khi tháo ra phải thay thêm van tiết lưu nhưng không lập báo giá bổ sung, gara tự chịu tiền phụ tùng. Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu cả ngày, khoản lỗ này bị che mất.

Tính tay vài xe thì được, nhưng với vài trăm lượt xe mỗi tháng, gara cần phần mềm quản lý gara ô tô lấy số trực tiếp từ lệnh sửa và phiếu xuất kho.

Lỗi thường gặp

• Để thợ tự vào kho lấy hàng: không ai biết món nào ra xe nào.
• Mua phụ tùng ngoài trả tiền mặt, không nhập kho: chi phí không gắn vào xe, lãi từng xe bị sai.
• Chỉ kiểm kê cuối năm: lệch rồi thì không truy được nguồn.
• Tính lãi theo tổng doanh thu tháng: không biết xe nào, dịch vụ nào đang lỗ.
• Không đặt mức tồn tối thiểu: xe nằm chờ cả những món rẻ như lọc dầu.

Quản lý phụ tùng và lãi lỗ từng xe trên SGARA của QBIS

SGARA là phần mềm cho gara và xưởng dịch vụ xe trong nền tảng QBIS, hiện được hơn 100 gara và xưởng dịch vụ sử dụng. Kho, lệnh sửa và lãi lỗ nằm trên cùng một hệ thống:

• Xuất nhập kho gắn từng lệnh sửa: biết phụ tùng nào ra xe nào, kiểm soát hao hụt.
• Tồn thấp thì cảnh báo và lập đề nghị mua hàng; quản lý phụ tùng theo serial ở gói Growth.
• Lãi gộp từng xe: doanh thu, giá vốn phụ tùng, công thợ, lãi gộp tính theo từng lệnh sửa, từng dịch vụ khi thanh toán; hoa hồng kỹ thuật viên theo hạng mục hoàn thành.
• Chốt sổ cuối ngày nhanh, đồng bộ hóa đơn, doanh thu, kho sang MISA. Gara Kim Tâm cho biết thời gian chốt sổ cuối ngày giảm còn 15 phút.

Giá: Starter 4,8 triệu đồng/năm (5 tài khoản, phiếu sửa chữa không giới hạn, kho phụ tùng, app kỹ thuật viên), Growth 7,2 triệu đồng/năm (10 tài khoản, thêm lương và KPI kỹ thuật viên, quản lý theo serial, đa chi nhánh, kết nối MISA), Pro chuỗi 16,8 triệu đồng/năm (20 tài khoản). Dùng thử miễn phí 10 ngày.

Xem chi tiết SGARAXem bảng giá, dùng thửHotline 024 7306 8956

Câu hỏi thường gặp

Gara nhỏ có cần thủ kho riêng không?

Không bắt buộc. Điều cần là người giữ kho không phải người sửa xe. Cố vấn dịch vụ hoặc thu ngân có thể kiêm, miễn là mọi phiếu xuất đều có số lệnh sửa.

Mức tồn tối thiểu đặt thế nào?

Lấy lượng dùng trung bình mỗi ngày nhân số ngày chờ hàng về, cộng một lượng dự phòng. Ví dụ minh hoạ: một loại lọc dầu dùng 3 cái/ngày, nhà cung cấp giao sau 2 ngày, dự phòng 4 cái, mức tồn tối thiểu là 3 × 2 + 4 = 10 cái.

Nên tính giá vốn phụ tùng theo cách nào?

Bình quân hoặc nhập trước xuất trước đều được. Quan trọng là dùng thống nhất và trùng với cách kế toán đang ghi sổ, để lãi từng xe cộng lại khớp với báo cáo tháng.