Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Quản lý bảo hành điện tử
Từ tạo số serial đến kích hoạt bảo hành, sell in, sell out và thanh toán hoa hồng cho NPP/ĐL/Thợ
Đối tượng
Quản lý bảo hành, Quản lý sale
Phiên bản
1.0
Cập nhật
08/2026
Mục lục
Nội dung tài liệu
0Tổng quan
1Vai trò Quản lý bảo hành
2Vai trò Quản lý sale
Phần 0 — Tổng quan
0.1 Vòng đời một số serial
Mỗi sản phẩm mang một số serial duy nhất. Số serial đi qua bảy mốc dưới đây, và toàn bộ dữ liệu bảo hành, doanh số, hoa hồng đều gắn vào chính số serial đó.
1
Tạo lô số serial
Quản lý bảo hành · khai quy tắc sinh mã, hệ thống sinh dải serial cho từng sản phẩm
2
In tem và dán lên sản phẩm
Ngoài hệ thống · tem serial theo dải đã sinh
3
Upload dữ liệu serial lên hệ thống
Quản lý bảo hành · nhập từ excel khi serial có sẵn từ nhà máy hoặc nhà cung cấp
4
Xuất bán cho NPP/ĐL — sell in
Serial được gắn NPP/ĐL nhận hàng, sinh doanh số sell in
5
NPP/ĐL/Thợ kích hoạt bảo hành trên mobile app
Quét hoặc nhập serial, nhập thông tin khách hàng cuối — sinh doanh số sell out
6
Hệ thống tính hoa hồng theo chương trình
Đối chiếu serial đã kích hoạt với gói chương trình mà NPP/ĐL đã đăng ký
7
Đề nghị và thanh toán hoa hồng
Quản lý sale · lập phiếu thanh toán tiền hoa hồng cho ĐL/NPP theo báo cáo
0.2 Hai vai trò và phạm vi thao tác
Quản lý bảo hành lo phần dữ liệu serial. Quản lý sale lo phần chương trình, doanh số và tiền hoa hồng. Hai phần dùng chung một kho số serial.
Vai trò 1 · Web
Quản lý bảo hành
Tạo mã tem serial theo lô, khai quy tắc sinh mã
Upload dữ liệu serial từ excel lên hệ thống
Quản lý kho số serial: dữ liệu serial và dữ liệu khách hàng kích hoạt bảo hành
Khai tham số bảo hành điện tử và trang tra cứu bảo hành
Vai trò 2 · Web
Quản lý sale
Quản lý chương trình kích hoạt bảo hành, sell in, sell out
Quản lý danh sách NPP/ĐL/Thợ và cấp tài khoản mobile app cho họ
Đọc kho số serial để biết dữ liệu kích hoạt, sell in, sell out và hoa hồng tương ứng
Xem báo cáo hoa hồng, lập đề nghị thanh toán hoa hồng
Nguyên tắc nghiệp vụ
Dữ liệu khách hàng cuối chỉ về được công ty khi NPP/ĐL/Thợ chịu kích hoạt bảo hành trên mobile app. Vì vậy hoa hồng là công cụ khuyến khích chính: chương trình sale phải đủ hấp dẫn và minh bạch để họ kích hoạt đủ, kích hoạt đúng.
0.3 Năm khái niệm cần hiểu trước
Lô tạo serial
Một lần sinh mã, có mã số lô riêng (ví dụ LO000002), gắn với nhà cung cấp và danh sách sản phẩm kèm số lượng đặt.
Kho số serial
Sổ cái của toàn bộ serial: sản phẩm, loại và thời gian bảo hành, ngày kích hoạt, khách hàng, NPP/ĐL kích hoạt, doanh số và hoa hồng.
Sell in / Sell out
Sell in — công ty bán vào NPP/ĐL. Sell out — NPP/ĐL bán ra cho khách hàng cuối, ghi nhận qua lượt kích hoạt bảo hành trên app.
Chương trình sale và gói chương trình
Chương trình là cái tên và loại (Sell in / Sell out). Gói là điều kiện cụ thể bên trong: hiệu lực, thời gian, đối tượng áp dụng, chỉ tiêu, hệ số quy đổi điểm, quà tặng.
Kích hoạt bảo hành
Thao tác trên mobile app của NPP/ĐL/Thợ, gắn serial với khách hàng cuối và mở mốc bắt đầu thời hạn bảo hành. Đây là dữ liệu gốc để tính sell out và hoa hồng.
0.4 Bản đồ menu chức năng
Phần lớn chức năng nằm trong nhóm Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử. Danh sách NPP/ĐL nằm ở menu Khách hàng, báo cáo nằm ở menu Báo cáo.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử
Tạo số serial · Kho số serial · Tham số bảo hành điện tử · Cài đặt trang bảo hành điện tử · Upload serial · Thông tin chương trình sale · Gói chương trình bảo hành, sell in, sell out · Thông tin đăng ký chương trình sale · Thanh toán tiền hoa hồng cho ĐL/NPP.
Khách hàng › Bảo hành điện tử
Đại lý, nhà phân phối — danh sách NPP/ĐL/Thợ kèm tài khoản dùng mobile app.
Báo cáo
Báo cáo bảo hành điện tử — nhóm 6 báo cáo về kích hoạt serial, hoa hồng và số serial đặt hàng.
Phần 1 — Vai trò Quản lý bảo hành
Quản lý bảo hành
1.1 Tạo số serial theo lô
Mỗi lần sinh mã là một lô. Danh sách lô cho biết ngày tạo, người tạo, mã số lô, nhà cung cấp, sản phẩm và số lượng đặt.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Tạo số serial › Thêm mới
Thông tin lô tạo serial
Thông tin sản phẩm
Bấm dấu + ở góc phải bảng để thêm dòng sản phẩm. Một lô có thể gồm nhiều sản phẩm.
Mỗi dòng khai Số lượng đặt và Đơn giá đặt. Số lượng đặt quyết định độ dài dải serial sinh ra.
Cột Serial được tạo hiển thị serial đầu và serial cuối của dải — kiểm tra ngay tại đây trước khi bấm Lưu.
Quản lý bảo hành
1.2 Quy tắc sinh mã tem serial
Khối Quy tắc tạo serial trong Hình 2 quyết định hình dạng mã. Bảy ô ghép lại thành một chuỗi duy nhất cho mỗi sản phẩm.
Ví dụ trong Hình 2: tiền tố F + mã sản phẩm B02.FS279W + ngày sản xuất 25082026 + số tự tăng 00006 + hậu tố A ghép thành FB02.FS279W2508202600006A.
Lưu ý
Chốt quy tắc mã một lần rồi giữ nguyên cho mọi lô sau. Đổi quy tắc giữa đường sẽ làm dữ liệu serial trong kho không còn đồng nhất, khó lọc và khó đối chiếu báo cáo.
Quản lý bảo hành
1.3 Upload dữ liệu serial lên hệ thống
Dùng khi serial đã có sẵn từ nhà máy hoặc nhà cung cấp, không sinh trong hệ thống. Nhập hàng loạt từ file excel.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Upload serial › Thêm từ excel
1
Bấm tải file để lấy file template mới nhất. Luôn tải lại, đừng dùng file mẫu cũ đã lưu trên máy.
2
Điền dữ liệu, lưu lại dạng .xls hoặc .xlsx.
3
Bấm Chọn file rồi Lưu thông tin.
4
Đọc lại dòng vừa tạo ở danh sách: cột Lỗi và Trùng phải bằng 0. Nếu khác 0, sửa file và upload lại phần còn thiếu.
Ba quy tắc định dạng excel
Cột ngày tháng để định dạng text dd/mm/yyyy, thêm dấu nháy ' đằng trước.
Cột số bắt đầu bằng chữ số 0 cũng cần dấu nháy ' đằng trước, nếu không excel sẽ cắt số 0.
Không thêm, xoá hay đổi tên cột trong file mẫu.
Quản lý bảo hành
1.4 Quản lý kho số serial
Một màn hình chứa hai lớp dữ liệu: dữ liệu serial do công ty khai, và dữ liệu khách hàng kích hoạt bảo hành do app của NPP/ĐL/Thợ sinh ra.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Kho số serial
Lớp 1 — dữ liệu serial
Lớp 2 — dữ liệu khách hàng kích hoạt bảo hành
Hai chỉ số cần theo dõi hằng tuần: số serial đã xuất bán nhưng chưa kích hoạt (hàng đã ra thị trường mà chưa có dữ liệu khách hàng), và số serial đã kích hoạt nhưng thiếu thông tin khách hàng. Cả hai đều là dữ liệu thất thoát, xử lý bằng cách nhắc NPP/ĐL qua chương trình sale ở 2.2.
Quản lý bảo hành
1.5 Thêm hoặc sửa một serial thủ công
Dùng cho trường hợp lẻ: một serial bị sai, một máy nhập ngoài lô, hoặc cần khai thêm serial linh kiện đi kèm.
Kho số serial › Thêm mới
Phần 2 — Vai trò Quản lý sale
Quản lý sale
2.1 Danh sách NPP/ĐL/Thợ và tài khoản mobile app
Làm trước mọi việc khác. Không có tài khoản app thì NPP/ĐL/Thợ không kích hoạt được bảo hành, và mọi chương trình sale phía sau đều vô nghĩa.
Khách hàng › Bảo hành điện tử › Đại lý, nhà phân phối
Thêm mới để tạo từng đơn vị, Thêm từ excel khi khởi tạo hàng loạt.
Rà định kỳ những dòng thiếu tài khoản app hoặc chưa duyệt — đó là các đơn vị đang không gửi dữ liệu về công ty.
Quản lý sale
2.2 Khai chương trình sale
Bước khai tên và loại chương trình. Điều kiện chi tiết khai ở bước gói, mục 2.3.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Thông tin chương trình sale › Thêm mới
Chương trình Sell in
Thưởng theo lượng hàng NPP/ĐL nhập từ công ty. Thường có chỉ tiêu doanh số và thời hạn theo tháng hoặc quý.
Chương trình Sell out
Thưởng theo lượng hàng bán ra cho khách hàng cuối, đo bằng số serial được kích hoạt bảo hành trên app. Đây là loại chương trình trực tiếp khuyến khích kích hoạt.
Quản lý sale
2.3 Gói chương trình bảo hành, sell in, sell out
Gói là nơi khai điều kiện thật: hiệu lực, thời gian, đối tượng, chỉ tiêu và cách quy đổi điểm thành hoa hồng. Một chương trình có thể có nhiều gói.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Gói chương trình bảo hành, sell in, sell out
Gói sell out là đòn bẩy để đưa dữ liệu khách hàng về công ty. Viết phần Chi tiết chương trình ngắn, nêu rõ mỗi lượt kích hoạt được bao nhiêu, để NPP/ĐL/Thợ thấy lợi ích ngay trên app mà chủ động kích hoạt.
Quản lý sale
2.4 Đăng ký chương trình cho NPP/ĐL
Chốt ai tham gia gói nào. NPP/ĐL có thể tự đăng ký trên app, hoặc quản lý sale đăng ký hộ tại đây.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Thông tin đăng ký chương trình sale
Hoa hồng chỉ tính cho đơn vị đã có dòng đăng ký. Đơn vị chưa đăng ký thì lượt kích hoạt vẫn ghi nhận dữ liệu, nhưng không phát sinh hoa hồng.
Ngày đăng ký là mốc bắt đầu tính thành tích của đơn vị trong gói.
Sau khi mở gói mới, đối chiếu danh sách này với danh sách NPP/ĐL ở 2.1 để biết ai còn chưa tham gia và gọi nhắc.
Quản lý sale
2.5 Đọc kho số serial theo góc độ doanh số và hoa hồng
Cùng màn hình Kho số serial ở 1.4, nhưng kéo sang phải để tới ba cột cuối. Đây là nơi kiểm tra số liệu ở mức từng serial trước khi tin vào báo cáo tổng.
Quản lý sale
2.6 Báo cáo hoa hồng và kích hoạt
Sáu báo cáo trong nhóm Bảo hành điện tử. Mỗi báo cáo có mã riêng, gõ mã vào ô tìm kiếm để mở nhanh.
Báo cáo › Báo cáo bảo hành điện tử
Quản lý sale
2.7 Đề nghị thanh toán hoa hồng cho ĐL/NPP
Bước cuối của chu trình. Mỗi phiếu là một đề nghị thanh toán cho một kỳ và một đơn vị, có mã phiếu để theo dõi.
Nghiệp vụ › Bảo hành điện tử › Thanh toán tiền hoa hồng cho ĐL/NPP › Thêm mới
1
Chốt kỳ: mở báo cáo B749117 theo khoảng thời gian và theo NPP/ĐL.
2
Soát các lượt kích hoạt bất thường trên kho số serial (2.5) trước khi lập phiếu.
3
Bấm Thêm mới, khai kỳ phát sinh nợ và nội dung, nhập tổng tiền theo báo cáo.
4
Lưu và chuyển kế toán. Giữ phiếu làm bằng chứng đối chiếu khi NPP/ĐL thắc mắc.
Phụ lục
A. Từ điển thuật ngữ
B. Checklist khởi tạo bảo hành điện tử lần đầu
1
Chốt quy tắc mã serial và khai tham số bảo hành điện tử.
2
Tạo lô serial thử với số lượng nhỏ, kiểm tra dải mã sinh ra rồi mới tạo lô thật.
3
Upload dữ liệu serial tồn hiện có, kiểm tra cột Lỗi và Trùng bằng 0.
4
Nhập danh sách NPP/ĐL/Thợ, cấp tài khoản app và duyệt sử dụng cho từng đơn vị.
5
Khai chương trình sale và gói: hiệu lực, thời gian, loại áp dụng, chỉ tiêu, hệ số quy đổi.
6
Đăng ký chương trình cho các NPP/ĐL, phổ biến nội dung gói để họ kích hoạt trên app.
7
Sau một tuần chạy, mở kho số serial và báo cáo hoa hồng kiểm tra số liệu có phát sinh đúng.
C. Sáu lỗi thao tác thường gặp
1
Đổi quy tắc mã serial giữa các lô → dữ liệu kho không đồng nhất, khó lọc và đối chiếu.
2
Độ dài số tự tăng đặt quá ngắn → hết dải mã giữa chu kỳ sản xuất.
3
Upload xong không đọc cột Lỗi và Trùng → thiếu serial trong kho mà không ai biết.
4
NPP/ĐL chưa được cấp hoặc chưa duyệt tài khoản app → không kích hoạt được, dữ liệu khách hàng mất trắng.
5
Gói để hệ số quy đổi 1 điểm bằng 0 hoặc sai loại áp dụng → hoa hồng tính ra 0 dù đã kích hoạt.
6
Hai phiếu thanh toán chồng kỳ phát sinh nợ của cùng một đơn vị → trả hoa hồng trùng.