Quy trình bán hàng B2B: 7 bước từ lead đến chốt đơn và thu tiền

Các giai đoạn của một pipeline bán hàng cho doanh nghiệp phân phối, bán sỉ và dự án: việc cần làm ở mỗi bước, tiêu chí để chuyển bước, và cách theo dõi đến khi tiền về tài khoản.

Bán hàng cho doanh nghiệp, đại lý hay công trình khác hẳn bán lẻ. Một đơn có thể kéo dài vài tuần đến vài tháng, qua nhiều người quyết định, nhiều lần báo giá và thường bán chịu. Khi mọi thứ nằm trong file Excel và tin nhắn Zalo của từng sale, quản lý chỉ biết một deal "đang theo" mà không rõ nó đang ở đâu. Đến cuối tháng mới phát hiện đơn đã giao nhưng chưa thu được tiền.

Bài viết này chia quy trình bán hàng B2B thành 7 giai đoạn, nêu việc cần làm và tiêu chí rõ ràng để chuyển từ bước này sang bước sau. Cuối bài có ví dụ minh hoạ một pipeline thực tế và cách đưa quy trình lên phần mềm.

7 giai đoạn của quy trình bán hàng B2B

Bảng dưới là khung dùng được cho phần lớn doanh nghiệp phân phối, bán sỉ, thiết bị và dự án. Có thể gộp hoặc tách bước theo ngành, nhưng nên giữ cột tiêu chí.

Ngoài 7 bước trên, nên có thêm trạng thái Thua kèm lý do bắt buộc: giá cao, chọn nhà cung cấp khác, hoãn dự án, không liên lạc được.

Việc cần làm ở từng giai đoạn

Bước 1–2: Lead mới và sàng lọc

• Ghi nguồn lead ngay khi nhận: website, Facebook, Zalo, hotline, hội chợ, sale thị trường tự tìm. Không có nguồn thì không đo được kênh nào hiệu quả.
• Giao người phụ trách trong ngày. Lead B2B nguội rất nhanh, gọi lại sau 3 ngày thường đã muộn.
• Kiểm tra trùng: khách đã có trong danh sách của sale khác chưa. Trùng khách là nguồn tranh chấp hoa hồng phổ biến nhất.
• Hỏi 4 câu sàng lọc: cần gì, ai quyết định, khi nào mua, khoảng bao nhiêu tiền. Đủ ít nhất 3 câu mới chuyển sang tư vấn.

Bước 3–4: Tư vấn và báo giá

• Báo giá lập từ bảng giá chung, chiết khấu theo nhóm khách. Chiết khấu vượt quyền của sale phải qua quản lý duyệt.
• Ghi rõ hiệu lực báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao.
• Hẹn ngày phản hồi cụ thể và đặt nhắc việc. Báo giá gửi đi rồi im lặng là chỗ rơi deal nhiều nhất.

Bước 5–7: Chốt, giao hàng, thu tiền

• Trước khi xác nhận đơn, kiểm tra hạn mức công nợ và số nợ quá hạn của khách. Khách đang nợ quá hạn thì chỉ nhận đơn khi thanh toán phần cũ hoặc được giám đốc duyệt.
• Lưu chứng từ ký nhận. Không có chữ ký nhận thì rất khó đòi tiền khi có tranh chấp.
• Theo dõi hạn thanh toán của từng đơn, nhắc trước hạn 3 ngày và đúng ngày đến hạn. Deal chỉ đóng khi thu đủ, hoa hồng sale cũng nên tính theo tiền đã thu.

Ví dụ minh hoạ: pipeline 100 lead trong một quý

Một công ty phân phối thiết bị có đội 5 sale. Trong quý, công ty nhận 100 lead. Số liệu dưới đây là ví dụ minh hoạ để thấy cách đọc pipeline.

Giá trị đơn trung bình là 45 triệu đồng, nên 8 đơn chốt mang về 360 triệu đồng doanh số. 7 đơn đã thu đủ tương đương 315 triệu đồng, còn 45 triệu đồng công nợ của 1 đơn chưa thu.

Đọc bảng này, quản lý thấy ngay ba điều:

• Tỉ lệ từ lead đến đơn là 8% (8/100). Muốn thêm 4 đơn mỗi quý với cùng tỉ lệ, cần thêm khoảng 50 lead.
• Tỉ lệ chốt sau báo giá là 40% (8/20). Đây là chỉ số phản ánh kỹ năng tư vấn và chính sách giá.
• Doanh số khác tiền về: 360 triệu đồng doanh số nhưng mới thu 315 triệu đồng. Nếu chỉ nhìn doanh số, khoản 45 triệu đồng dễ bị quên đến khi quá hạn.

Quản lý pipeline trên phần mềm thay vì Excel và Zalo

Từ khoảng 5 sale trở lên, cập nhật Excel bằng tay khiến dữ liệu luôn chậm vài ngày. Một phần mềm quản lý sale giúp quy trình chạy đúng như đã thiết kế trên giấy. Khi chọn hoặc cấu hình, hãy kiểm tra 5 điểm:

1. Lead từ mọi kênh về một danh sách: tin nhắn Facebook, Zalo, form website, cuộc gọi hotline tự tạo lead, tự giao người phụ trách và chặn trùng khách giữa các sale.
2. Pipeline dạng bảng cột: mỗi cột là một giai đoạn, kéo thẻ để chuyển bước. Nhìn một màn hình biết ai đang giữ deal nào, deal nào nằm im quá lâu.
3. Báo giá lập từ bảng giá và chiết khấu chung: chiết khấu vượt quyền phải duyệt, báo giá gửi khách từ hệ thống để lưu lại phiên bản.
4. Đơn hàng đi tiếp sang kho, giao hàng, công nợ: hạn mức và tuổi nợ của khách hiện ra khi sale lên đơn; đơn giao xong thì công nợ tự ghi nhận.
5. Nhắc việc tự động: nhắc gọi lại khách, cảnh báo deal chậm, nhắc công nợ đến hạn. Không phụ thuộc trí nhớ của từng người.

Họp pipeline hằng tuần: 30 phút là đủ

Quy trình chỉ sống khi được xem lại đều đặn. Mỗi đầu tuần, mở pipeline trên màn hình và đi qua 4 câu hỏi: lead mới đã được gọi hết chưa, deal nào nằm im quá lâu (ví dụ báo giá quá 7 ngày chưa phản hồi), deal nào dự kiến chốt trong tuần cần hỗ trợ gì, đơn nào đã giao mà chưa thu tiền.

Lỗi thường gặp

• Coi chốt đơn là kết thúc. Với B2B bán chịu, quy trình chỉ xong khi tiền về. Bỏ bước thu tiền khỏi pipeline thì công nợ sẽ phình lên mà không ai chịu trách nhiệm.
• Quá nhiều giai đoạn. 10–12 bước khiến sale lười cập nhật. Giữ 6–8 bước, mỗi bước có tiêu chí rõ.
• Không bắt buộc ghi lý do thua. Mất dữ liệu quý nhất để sửa giá và sản phẩm.
• Mỗi sale một mẫu báo giá. Giá và chiết khấu không đồng nhất, khách so sánh và ép giá.
• Tính hoa hồng theo doanh số chưa thu. Sale có động lực chốt cả khách có rủi ro nợ xấu.

Quy trình bán hàng B2B trên SSALE của QBIS

SSALE là phần mềm Sale và CRM của QBIS, đi trọn quy trình từ khách hỏi đến tiền về trên một hệ thống, cho cả bán online lẫn phân phối qua đại lý. Hơn 100 doanh nghiệp B2B đang dùng.

• Bước 1–2: lead từ Zalo OA, Facebook, website, hotline và sale thị trường về một luồng, tự phân người phụ trách, không trùng khách giữa các sale.
• Bước 3–5: pipeline Kanban theo từng cơ hội; báo giá lập từ bảng giá và chiết khấu, duyệt rồi gửi khách qua Zalo; tự nhắc tái chạm, cảnh báo deal chậm.
• Bước 6: duyệt đơn theo hạn mức công nợ, xuất kho, điều xe, tài xế ký nhận trên app, xử lý trả hàng.
• Bước 7: theo dõi từng đơn đến khi thu đủ, tuổi nợ từng khách, nhắc nợ đến hạn qua Zalo, SMS; hoa hồng sale tính từ cùng đơn hàng. Pipeline, đơn và phê duyệt dựng được theo quy trình riêng của doanh nghiệp.

Giá: Starter 4,8 triệu đồng/năm (5 tài khoản), Growth 7,2 triệu đồng/năm (10 tài khoản, thêm đơn hàng, kho, giao hàng, lương, hoa hồng, KPI), Pro chuỗi 16,8 triệu đồng/năm (20 tài khoản, đa chi nhánh). Dùng thử miễn phí 10 ngày, QBIS hỗ trợ nhập khách hàng, bảng giá, công nợ từ Excel.

Xem chi tiết SSALEXem bảng giá, dùng thửHotline 024 7306 8956

Câu hỏi thường gặp

Quy trình bán hàng B2B khác B2C ở điểm nào?

B2B có chu kỳ dài hơn, nhiều người tham gia quyết định, giá trị đơn lớn và thường bán chịu. Vì vậy quy trình B2B cần thêm bước sàng lọc, báo giá có duyệt, kiểm tra hạn mức công nợ và theo dõi thu tiền.

Pipeline nên có bao nhiêu giai đoạn?

Thường từ 6 đến 8 giai đoạn. Ít hơn thì khó biết deal đang vướng ở đâu, nhiều hơn thì sale ngại cập nhật.

Tỉ lệ chuyển đổi lead thành đơn bao nhiêu là tốt?

Không có con số chung cho mọi ngành. Cách đúng là đo tỉ lệ của chính đội mình trong 2–3 tháng, lấy đó làm mốc rồi cải thiện từng bước trong pipeline.

Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm?

Khi đội có từ khoảng 5 sale, bắt đầu có tranh chấp khách trùng, hoặc quản lý không trả lời được ngay câu hỏi "tháng này dự kiến chốt bao nhiêu và còn bao nhiêu nợ chưa thu".