Top 10 phần mềm quản lý bảo hành, hậu mãi theo serial năm 2026

Tổng hợp các phần mềm đang được hãng, nhà phân phối và trung tâm bảo hành tại Việt Nam dùng để kích hoạt bảo hành điện tử, tiếp nhận ca bảo hành, điều phối kỹ thuật viên và trạm ủy quyền: tính năng chính, giá công bố, điểm cần lưu ý và loại doanh nghiệp phù hợp.

Một hãng điện máy bán hàng qua vài trăm đại lý thường gặp cùng một tình trạng: phiếu bảo hành giấy bị mất, khách gọi tổng đài không nhớ ngày mua, trạm ủy quyền báo ca qua Zalo và gửi bảng kê chi phí bằng Excel cuối tháng. Bộ phận bảo hành mất cả tuần đối chiếu từng ca, từng linh kiện trước khi quyết toán với trạm.

Phần mềm quản lý bảo hành giải quyết việc này bằng cách gắn mọi thứ vào số serial: kích hoạt bảo hành điện tử khi bán, tra cứu khi khách báo lỗi, phiếu xử lý có tiến độ, linh kiện và chi phí theo từng ca. Bài viết dưới đây tổng hợp 10 phần mềm để bạn có điểm xuất phát khi chọn.

Phần mềm quản lý bảo hành cần có những gì?

Trước khi xem từng phần mềm, nên thống nhất bộ tiêu chí. Một phần mềm đủ dùng cho hãng và mạng lưới bảo hành thường cần 6 nhóm chức năng:

Top 10 phần mềm quản lý bảo hành, hậu mãi

8 phần mềm chuyên về bảo hành, bảo hành điện tử và dịch vụ kỹ thuật, sau đó là 2 nền tảng quản trị đa năng thường được doanh nghiệp cân nhắc.

1. BlueData

Giải pháp bảo hành điện tử E-Warranty và phần mềm sửa chữa bảo hành của Công ty Phần mềm Bảo hành điện tử BlueData (TP.HCM), chạy theo mô hình thuê bao trên Internet. Hãng tự công bố 1.890 khách hàng và 499 dự án.

• Nổi bật: kích hoạt bảo hành qua website, QR, SMS, Zalo, tem điện tử, chatbot hoặc app; quản lý hàng theo serial, khách tra cứu bằng serial, số điện thoại hoặc QR; phân quyền cho đại lý, báo cáo tồn kho đại lý; mạng lưới trạm bảo hành tiếp nhận và cập nhật trạng thái; phiếu bảo hành, phiếu sửa chữa, giao việc kỹ thuật viên theo khu vực; kho linh kiện, kết nối máy quét PDA; app cho khách, đại lý, kỹ thuật viên; báo cáo hiệu suất theo kỹ thuật viên, trạm; Zalo OA, Zalo Mini App, API.
• Khách hàng hãng nêu tên: INOCHI, Cancauca, Soncamedia (qua hình ảnh dự án triển khai).
• Cần lưu ý: website có mục bảng giá nhưng không hiển thị mức giá các gói phần mềm, cần liên hệ để nhận báo giá.
• Dùng thử: tới 1 tháng.
• Phù hợp: hãng, nhà phân phối có đại lý và trạm bảo hành trên toàn quốc, cần cả bảo hành điện tử lẫn xử lý ca sửa.

2. Táo Quân Software

Phần mềm quản lý bảo hành, sửa chữa của Tao Quan Software (trụ sở TP.HCM). Hãng còn có phần mềm bán hàng, ERP và quản lý nhà hàng.

• Nổi bật: tiếp nhận dịch vụ có kiểm tra lịch sử mua hàng và bảo hành; phân công kỹ thuật viên theo mức độ lỗi, năng lực và số việc đang làm; cảnh báo trễ hẹn, nhắn SMS khi xong; khách tự tra tiến độ trên website; linh kiện, kho bằng mã vạch, công nợ, sổ quỹ; khảo sát hài lòng qua SMS hoặc QR; báo cáo theo mã lỗi, model, kỹ thuật viên; app Android, iOS cho kỹ thuật viên tiếp nhận, mượn linh kiện, cập nhật dịch vụ.
• Khách hàng hãng nêu tên: Viettel-Distribution, Nhà Phân Phối Bình Minh, Bạch Long Care, CellphoneS, XTmobile, Điện Máy Vĩnh Tín, VinaLed và nhiều đơn vị khác.
• Giá công bố: từ 250.000đ/tháng, website không ghi số người dùng của mức giá này.
• Cần lưu ý: trang giải pháp không mô tả kích hoạt bảo hành điện tử hay quản lý mạng lưới trạm ủy quyền.
• Dùng thử: miễn phí 30 ngày, đầy đủ tính năng.
• Phù hợp: trung tâm bảo hành của nhà phân phối, chuỗi bán lẻ có nhiều kỹ thuật viên.

3. WinTem

Thương hiệu tem chống giả và bảo hành điện tử có trụ sở tại TP.HCM, cung cấp tem kèm phần mềm quản lý và ứng dụng quét Wincheck. Hãng tự công bố làm việc với hơn 100 doanh nghiệp.

• Nổi bật: kích hoạt bảo hành bằng SMS, QR hoặc tem cào; danh sách serial tự sinh để in lên tem, mã PIN cho tem SMS; danh sách đại lý, cửa hàng và xuất kho cho đại lý; phiếu bảo hành, lịch bảo trì, yêu cầu hỗ trợ; tích điểm, đổi quà tại đại lý; SMS brandname, Zalo OA; kết nối Getfly CRM, SAP, NetSuite. Phần mềm quản lý bảo hành sửa chữa đi kèm có nhập hàng theo IMEI, serial, phân ca và phân công kỹ thuật viên, nhật ký thao tác từng người.
• Giá công bố: không công bố giá.
• Cần lưu ý: website chưa nêu tên khách hàng; trang giới thiệu không mô tả quản lý trạm ủy quyền hay kho linh kiện.
• Phù hợp: hãng cần tem chống giả và bảo hành điện tử trên cùng một con tem, kèm chương trình tích điểm.

4. iCheck

Giải pháp tem bảo hành điện tử QR của Công ty Cổ phần iCheck (trụ sở Hà Nội, chi nhánh TP.HCM), đơn vị làm mã vạch, QR và ứng dụng iCheck. Hãng tự công bố hơn 20.000 doanh nghiệp đối tác (tính chung các giải pháp) và nêu giải Top 10 Sao Khuê 2022.

• Nổi bật: mỗi tem gồm QR thông tin sản phẩm, QR cào để kích hoạt, mã SMS cho khách không dùng điện thoại thông minh và serial để quản lý nội bộ; tra cứu bảo hành theo số điện thoại hoặc quét lại tem; ghi nhận chấp nhận hay từ chối bảo hành và lỗi; cấp quyền cho trung tâm bảo hành xử lý; dùng chung mã QR cho chống tràn vùng, chống giả, tích điểm.
• Giá công bố: không công bố giá.
• Cần lưu ý: trang giải pháp tập trung vào tem và kích hoạt, không mô tả kho linh kiện, phân công kỹ thuật viên hay quyết toán trạm.
• Dùng thử: có tư vấn và dùng thử.
• Phù hợp: hãng hàng tiêu dùng, gia dụng muốn thay phiếu bảo hành giấy bằng tem QR, kết hợp chống giả.

5. CheckVN

Giải pháp QR bảo hành điện tử và chống hàng giả có trụ sở tại Hà Nội. Hãng nêu sáng chế "Quy trình xác thực chống hàng giả" số 16036.

• Nổi bật: kích hoạt bảo hành bằng quét QR, nhập thông tin hoặc SMS; quản lý số lượng tem cấp phát theo serial; quản lý đại lý, phân quyền, giá theo cấp đại lý và chiết khấu; tích điểm, trả thưởng cho nhân viên, đại lý, nhà phân phối, người dùng cuối; đổi trả; lưu lịch sử bảo hành sửa chữa.
• Giá công bố: website có mục bảng giá nhưng không ghi mức giá.
• Cần lưu ý: website không nêu rõ pháp nhân vận hành và chưa nêu tên khách hàng; không mô tả tiếp nhận sửa chữa hay quản lý trạm.
• Dùng thử: miễn phí 7 ngày.
• Phù hợp: hãng cần bảo hành điện tử gắn với chính sách đại lý và tích điểm.

6. SoftAZ

Phần mềm bảo hành điện tử làm theo yêu cầu trên web và app của Công ty Cổ phần Công nghệ SoftAZ (Hà Nội). Hãng tự nêu hơn 10 năm kinh nghiệm.

• Nổi bật: quản lý mã bảo hành sản phẩm, tem QR bảo hành; theo dõi nhập, xuất kho; kích hoạt bảo hành và tiếp nhận yêu cầu dịch vụ; lưu dữ liệu bảo hành của đại lý và người tiêu dùng; kết nối phần mềm bán hàng, kế toán, CRM và Zalo OA; người tiêu dùng kiểm tra hạn bảo hành, nguồn gốc sản phẩm.
• Khách hàng hãng nêu tên: Sunhouse, Goldsun, Kingled, HAKEN, Canzy, ROGER, Nhật Hoàng.
• Giá công bố: không công bố giá, hãng nêu không thu thêm phí tên định danh SMS và in tem.
• Cần lưu ý: phần mềm được làm theo yêu cầu từng doanh nghiệp; trang giới thiệu không mô tả phân công kỹ thuật viên hay quản lý trạm.
• Phù hợp: hãng gia dụng, thiết bị điện muốn có cổng bảo hành điện tử mang thương hiệu riêng.

7. BlueSea

Tem QR bảo hành điện tử kèm phần mềm quản lý của Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Biển Xanh (BlueSea). Hãng tự công bố hơn 5.000 doanh nghiệp dùng dịch vụ bảo hành.

• Nổi bật: tem QR 3 trong 1 kèm website quản lý; tra cứu bảo hành qua QR hoặc số điện thoại; báo cáo kích hoạt, xuất Excel, PDF; tự nhắc lịch bảo hành qua SMS, Zalo; gói Professional có API kết nối website, CRM, Shopee, Lazada; gói Enterprise tùy biến giao diện, bảo hành điện tử đa kênh; trợ lý AI hỗ trợ bảo hành, tư vấn.
• Giá công bố: gói cho cửa hàng Mini 99.000đ/tháng (500 sản phẩm/tháng), Tiêu chuẩn 299.000đ/tháng (2.000), Plus 499.000đ/tháng (5.000); gói doanh nghiệp Starter 599.000đ/tháng (10.000 sản phẩm/tháng), Professional 999.000đ/tháng (50.000), Enterprise liên hệ. Đăng ký năm tặng 2 tháng. Tem in tính giá riêng.
• Cần lưu ý: website không ghi địa chỉ công ty; trang giới thiệu không mô tả quản lý đại lý, trạm hay tiếp nhận sửa chữa.
• Dùng thử: có.
• Phù hợp: cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ cần bảo hành điện tử nhanh với chi phí rõ ràng theo số sản phẩm.

8. Zinwork

Nền tảng quản lý công việc và vận hành cho doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt của Công ty Cổ phần Công nghệ Zinwork (Đà Nẵng). Hãng tự công bố hơn 1.000 khách hàng doanh nghiệp.

• Nổi bật: quản lý thiết bị của khách hàng bằng mã QR, nhật ký vận hành và số đếm, lịch sử thay vật tư, phụ tùng; nhắc lịch bảo hành, bảo trì, sửa chữa; giao việc và theo dõi tiến độ kỹ thuật viên trên điện thoại; chấm công, thưởng theo kết quả; bán hàng, tồn kho, công nợ, thu chi; báo cáo sửa chữa thiết bị theo khách hàng, khu vực.
• Khách hàng hãng nêu tên: Brother Việt Nam khu vực miền Trung, Công ty Nhất Vinh chi nhánh Đà Nẵng, Trung tâm Y tế Hòa Vang, Công ty Hương Sơn và một số đơn vị khác.
• Giá công bố: Basic 300.000đ/tháng (5 tài khoản, thêm 30.000đ/tài khoản), Professional 400.000đ/tháng (5 tài khoản, thêm 45.000đ/tài khoản), Enterprise liên hệ. Thanh toán tối thiểu 1 năm, không thu phí khởi tạo.
• Cần lưu ý: phù hợp với dịch vụ bảo trì tại chỗ; trang giải pháp không mô tả kích hoạt bảo hành điện tử theo serial hay quyết toán trạm ủy quyền.
• Dùng thử: 15 ngày với gói Professional.
• Phù hợp: doanh nghiệp bán và bảo trì máy văn phòng, camera, thiết bị bếp, điện lạnh có đội kỹ thuật đi hiện trường.

9. MISA AMIS CRM

Phần mềm quản lý khách hàng trong nền tảng MISA AMIS của Công ty Cổ phần MISA, có tính năng quản lý bảo hành, bảo trì. MISA công bố hơn 12.000 doanh nghiệp đã dùng AMIS CRM.

• Nổi bật: thời hạn và nội dung bảo hành theo từng loại hàng, liên thông phần mềm kế toán MISA; tra cứu sản phẩm đã bán theo số seri, số khung, số máy, mã khách hàng, số điện thoại; chuyển yêu cầu cho bộ phận kỹ thuật, bàn giao tự động cho kỹ thuật viên; lưu lịch sử trao đổi, chi phí sửa chữa và linh kiện thay thế; dùng trên web và điện thoại.
• Giá công bố: Standard 80.000đ, Professional 100.000đ, Enterprise 120.000đ cho mỗi người dùng mỗi tháng.
• Cần lưu ý: trang giải pháp không mô tả kích hoạt bảo hành điện tử, tem QR hay quản lý mạng lưới trạm ủy quyền.
• Dùng thử: có.
• Phù hợp: doanh nghiệp đã dùng kế toán MISA, muốn quản lý bảo hành gắn với bán hàng và chăm sóc khách.

10. Odoo

Bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp có trụ sở tại Bỉ, được triển khai tại Việt Nam qua các đối tác. Odoo tự công bố 28 triệu người dùng trên toàn cầu và có ứng dụng Dịch vụ hiện trường cho đội kỹ thuật.

• Nổi bật: lập lịch kỹ thuật viên theo ngày, tuần, kéo thả trên biểu đồ Gantt, xem lịch hẹn trên bản đồ; ứng dụng di động cập nhật công việc, chấm giờ, tồn kho tại hiện trường; khách và nhân viên ký trên bảng công tác; ghi phụ tùng đã dùng và lập hóa đơn chi phí phát sinh; liên kết với bán hàng, kho, kế toán của Odoo.
• Giá công bố: gói Tiêu chuẩn 8,95 USD/người dùng/tháng khi trả theo năm (giá ưu đãi 12 tháng đầu), 11,20 USD khi trả theo tháng; gói Tùy chỉnh 16,40 USD/người dùng/tháng trả theo năm.
• Cần lưu ý: trang ứng dụng không mô tả kích hoạt bảo hành điện tử theo serial hay mạng lưới trạm ủy quyền theo cách làm phổ biến ở Việt Nam. Chi phí thực tế phụ thuộc nhiều vào đối tác triển khai, không chỉ giá bản quyền.
• Phù hợp: doanh nghiệp có đội IT hoặc ngân sách thuê đối tác, muốn tự xây quy trình dịch vụ kỹ thuật riêng.

Bảng so sánh nhanh

Chọn phần mềm nào cho hãng và mạng lưới bảo hành?

1. Xác định bạn đứng ở vị trí nào: hãng, nhà phân phối cần theo dõi serial và quản lý trạm; trạm ủy quyền cần nhận ca, báo tiến độ, đòi chi phí; chuỗi bán lẻ cần tiếp nhận tại quầy và gửi hãng. Mỗi nhóm cần phần mềm khác nhau.
2. Bắt đầu từ serial: sản phẩm đã có serial in sẵn hay phải in tem mới; khách sẽ kích hoạt bằng QR, SMS hay Zalo. Tính cả chi phí tem và tin nhắn vào tổng chi phí.
3. Demo một ca bảo hành trọn vòng: khách báo lỗi, kiểm tra điều kiện bảo hành, chuyển trạm hoặc kỹ thuật viên, xuất linh kiện, trả máy, khách xác nhận. Xem phần mềm có giữ được cả chuỗi này trên một phiếu không.
4. Hỏi kỹ về quyết toán trạm và linh kiện: chi phí công, linh kiện cấp phát, linh kiện cũ thu hồi được tính thế nào, trạm có tự xem được công nợ của mình không.
5. Kiểm tra app cho kỹ thuật viên: chụp ảnh hiện trạng, cập nhật tiến độ, khách ký nhận tại chỗ. Đây là phần giúp giảm tranh chấp với khách và với trạm.
6. Hỏi về kết nối: phần mềm kế toán, Zalo OA, tổng đài, sàn thương mại điện tử. Hãng bán online nhiều cần quy trình đổi trả và đối soát hàng hoàn.

SCELL của QBIS: từ kích hoạt serial đến quyết toán trạm ủy quyền

Nếu bạn cần cả bảo hành điện tử, xử lý ca bảo hành và quản lý trạm ủy quyền trên cùng một hệ thống, có thể xem thêm SCELL, phần mềm dành cho hãng và trung tâm bảo hành trong nền tảng QBIS. SCELL hiện được hơn 250 doanh nghiệp như Ferroli, Akito, Paramax, Fujiluxury, Smartlink sử dụng, theo dõi hơn 100.000 serial bảo hành điện tử.

• Bảo hành điện tử theo serial: khách quét QR để kích hoạt, nhân viên tra cứu trong vài giây; theo dõi serial trọn vòng đời từ nhập kho, sell-in, sell-out đến kích hoạt, hãng biết hàng ở đâu, đã bán chưa.
• Ca bảo hành đúng hạn xử lý: mỗi ca một phiếu từ tiếp nhận, chẩn đoán, phân công kỹ thuật viên, QC đến trả máy, có ảnh hiện trạng và nhắc trước khi trễ hạn; app iOS, Android cho kỹ thuật viên cập nhật tại chỗ, khách ký số xác nhận nhận máy.
• Mạng lưới trạm ủy quyền: tiến độ, hạn xử lý, chất lượng và chi phí từng trạm trên một màn hình, quyết toán theo phiếu; kho linh kiện từng trạm, cấp phát từ kho hãng, thu hồi linh kiện cũ.
• Dịch vụ ngoài bảo hành và đổi trả: sửa ngoài bảo hành có báo giá, duyệt, thu phí, doanh thu dịch vụ tách riêng chi phí bảo hành; đổi trả đa kênh, đối soát COD với GHN, GHTK, J&T, hàng hoàn về đúng kho.
• Nhân sự và quy trình riêng: lương, KPI kỹ thuật viên tính từ phiếu, kết nối kế toán MISA; thông báo, nhắc hạn, mời đánh giá qua Zalo, SMS; quy trình, báo cáo dựng theo yêu cầu, nhân viên ảo nhắc hạn bảo hành, đối soát linh kiện, khảo sát sau sửa chữa.

Giá: Starter 4,8 triệu đồng/năm (5 tài khoản: quy trình sửa chữa, bảo hành, kho linh kiện, báo cáo, chăm sóc khách qua Zalo, SMS), Growth 7,2 triệu đồng/năm (10 tài khoản, thêm quản lý trạm ủy quyền, lương, hoa hồng, KPI, báo cáo đa trạm), Pro chuỗi 16,8 triệu đồng/năm (20 tài khoản, đa chi nhánh, dashboard tập trung, phân quyền đa cấp, bảo hành điện tử). Dùng thử miễn phí 10 ngày.

Xem chi tiết SCELLXem bảng giá, dùng thửHotline 024 7306 8956

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý bảo hành giá bao nhiêu?

Với các hãng có công bố giá, mức phổ biến từ khoảng 100.000đ đến 1.000.000đ mỗi tháng: có hãng tính theo số sản phẩm kích hoạt, có hãng tính theo số tài khoản hoặc từ 80.000đ mỗi người dùng mỗi tháng. Nhiều đơn vị bảo hành điện tử không công bố giá và báo giá theo số sản phẩm, số trạm. Chi phí in tem thường tính riêng.

Bảo hành điện tử khác phần mềm quản lý bảo hành thế nào?

Bảo hành điện tử lo phần kích hoạt và tra cứu: khách quét tem QR hoặc nhắn SMS, hãng biết sản phẩm nào đã bán, còn hạn hay không. Phần mềm quản lý bảo hành lo phần xử lý: tiếp nhận ca, phân công kỹ thuật viên, linh kiện, chi phí, quyết toán. Trong danh sách, một số giải pháp mạnh ở phần đầu, một số mạnh ở phần sau, ít giải pháp mô tả đủ cả hai.

Hãng có trạm bảo hành ủy quyền nên chọn phần mềm thế nào?

Nên ưu tiên phần mềm cho trạm đăng nhập riêng, nhận ca, cập nhật tiến độ và xem chi phí của mình, còn hãng xem tập trung toàn mạng lưới. Khi demo, hãy yêu cầu chạy thử một ca từ tổng đài xuống trạm và quyết toán cuối tháng, vì nhiều trang giải pháp không mô tả phần quyết toán trạm.

Sản phẩm chưa có tem thì có làm bảo hành điện tử được không?

Được. Nếu sản phẩm đã có serial in sẵn, nhiều giải pháp cho khách tra cứu, kích hoạt bằng serial hoặc số điện thoại qua website, SMS, Zalo. Nếu chưa có, hãng thường in tem QR hoặc tem cào có mã riêng dán lên sản phẩm hoặc hộp, mỗi tem gắn với một serial.