Giới thiệu tính năng · Phần mềm STOUR
Quản lý booking, khởi hành tour và điều hành
Dành cho công ty bán tour: một chuyến khởi hành, năm vai trò, và toàn bộ số liệu doanh thu — chi phí — lợi nhuận hiện trên cùng một màn hình
Vai trò
Điều hành · Sale · Quản lý · Admin vận hành · Kế toán
Phiên bản
1.0
Cập nhật
08/2026
Mục lục
Nội dung tài liệu
0Tổng quan
1Sản phẩm tour
1.1Danh mục tour và cách tạo sản phẩm tour
2Ngày khởi hành tour
3Booking
4Bảng điều hành theo khởi hành
5Các màn hình điều hành
Phần 0 — Tổng quan
0.1 Vòng đời một chuyến tour trong STOUR
Sản phẩm tour khai một lần. Mỗi ngày khởi hành là một chuyến độc lập với chỗ, giá, dịch vụ và lợi nhuận riêng. Booking gắn vào chuyến, dịch vụ NCC gắn vào chuyến, và quyết toán chốt trên chuyến.
1
Tạo sản phẩm tour
Admin vận hành · mã tour I000001, nhóm tour, giá bán, loại tour
2
Mở ngày khởi hành
Điều hành · mã chuyến I000001-03092026-000001, min pax, giá vốn và giá bán theo NL/TE/EB
3
Bán và tạo booking
Sale · chọn chuyến, khai khách, số chỗ, chiết khấu; hệ thống ghi giá trị booking và ngày dự định đóng
4
Điều hành chuyến
Điều hành · lập dự toán, đặt dịch vụ NCC, phân công HDV, tạm ứng
5
Khởi hành
Điều hành · xuất rooming list, bàn giao HDV
6
Quyết toán tour
Kế toán · hoàn ứng, chốt doanh thu, chi phí NCC và lợi nhuận gộp thực tế
0.2 Năm vai trò và việc của từng vai trò
Cả năm vai trò làm việc trên cùng một chuyến khởi hành. Mỗi vai trò có một màn hình chính và một bộ số liệu để ra quyết định.
0.3 Sáu khái niệm cần hiểu trước
Sản phẩm tour
Chương trình tour bán ra, mã dạng I000001. Khai một lần, dùng cho mọi ngày khởi hành.
Chuyến khởi hành
Một lần chạy tour vào một ngày cụ thể, mã dạng I000001-03092026-000001: mã tour + ngày khởi hành + số thứ tự. Đây là đơn vị điều hành và quyết toán.
Min pax · Lấp đầy chỗ
Min pax là số khách tối thiểu để chuyến chạy có lãi. Lấp đầy chỗ là số khách đã bán trên tổng chỗ, ví dụ 8/10. Chuyến chưa đạt min pax là việc cần xử lý của Sale và Quản lý.
NL · TE · EB
Người lớn, trẻ em, em bé. Ba nhóm giá vốn và giá bán riêng, khai ngay khi mở ngày khởi hành.
Ngày dự định đóng
Ngày Sale cam kết booking sẽ chốt và thu tiền. Đây là trục để hệ thống dựng bức tranh dòng tiền dự kiến, xem mục 3.5.
Bảng dự toán · Bảng dịch vụ điều hành
Dự toán là chi phí dự kiến khi mở chuyến. Bảng dịch vụ điều hành là chi phí thực đặt với từng nhà cung cấp. Chênh giữa hai bảng là phần lãi bị ăn mòn trong lúc điều hành.
Phần 1 — Sản phẩm tour
Admin vận hành
1.1 Danh mục tour và cách tạo sản phẩm tour
Danh mục tour là gốc của mọi thứ phía sau: không có sản phẩm tour thì không mở được ngày khởi hành, không tạo được booking.
Sản phẩm › Tour › Danh mục tour
Thêm mới tạo từng tour, Thêm từ excel khai hàng loạt khi mới triển khai, Upload thư mục ảnh gắn ảnh theo mã tour.
Cùng nhóm menu còn có Khách sạn, Xe, Sân golf, Visa, Vé, Dịch vụ khác — đây là các danh mục để điều hành chọn khi đặt dịch vụ NCC cho chuyến. Khai trước, điều hành đỡ phải nhập tay.
Chương trình giá bán và Mã giảm giá khai ở cuối menu, dùng cho các đợt khuyến mãi mà Sale áp trên booking.
Phần 2 — Ngày khởi hành tour
Điều hành
2.1 Danh sách ngày khởi hành
Mỗi dòng là một chuyến. Doanh số và doanh thu nằm cạnh nhau để thấy ngay chuyến nào bán được mà chưa thu được tiền.
Nghiệp vụ › Điều hành › Ngày khởi hành tour
Cặp cột Doanh số — Doanh thu là chỉ báo nhanh nhất về sức khỏe dòng tiền của tháng. Quản lý chỉ cần quét mắt cột này để biết đang bán tốt mà thu kém, hay ngược lại.
Điều hành
2.2 Mở nhiều ngày khởi hành một lần
Tour ghép chạy đều đặn trong tháng thì mở từng ngày rất mất thời gian. Thêm nhiều ngày khởi hành sinh cả loạt chuyến trong một lần lưu.
1
Chọn Tên sản phẩm tour. Mã tour hiện phía trên ô để xác nhận đúng sản phẩm.
2
Nhập Các ngày cách nhau bằng dấu phẩy, ví dụ 6,15,27 — cùng tháng 09 và năm 2026. Bấm Thêm ngày.
3
Hệ thống sinh các dòng tương ứng. Dòng trùng ngày bôi đỏ nhưng vẫn lưu được — dùng khi thật sự chạy hai chuyến cùng ngày.
4
Khai từng dòng: Giờ khởi hành, Số ngày, Người lớn (NL), Số trẻ em (TE), Số em bé (EB), kèm giá vốn và giá bán cho từng nhóm.
5
Nút nhân đôi dòng để copy nhanh cấu hình sang các dòng còn lại, rồi Lưu thông tin.
Khai giá vốn ngay từ đầu
Giá vốn NL/TE/EB là cơ sở để hệ thống tính lãi gộp dự kiến ở màn Khởi hành tour. Bỏ trống giá vốn thì biên lợi nhuận hiện 100%, số đó vô nghĩa với quản lý.
Điều hành · Quản lý
2.3 Lịch tháng khởi hành
Cùng dữ liệu chuyến nhưng nhìn theo lịch. Dùng để thấy mật độ chuyến trong tháng và những khoảng trống chưa mở bán.
Hai nút Bảng và Lịch tháng đổi cách xem cùng một tập chuyến. Bảng để làm việc chi tiết, lịch để nhìn tổng thể mùa vụ.
Ô tìm kiếm nhận mã chuyến, tên tour hoặc tên hướng dẫn viên. Khoảng ngày và bộ chọn bên phải giới hạn phạm vi xem.
Bấm mã chuyến trong ô ngày để mở thẳng bảng điều hành của chuyến đó.
Phần 3 — Booking
Sale
3.1 Tạo booking từ khách hàng
Booking là hợp đồng bán của Sale với khách. Form chia ba khối: thông tin booking, thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm.
Nghiệp vụ › Đơn hàng › Booking › Tạo mới Booking
Booking lưu xong lập tức đẩy số vào ba nơi: doanh số của chuyến ở màn Ngày khởi hành, chỗ đã bán ở màn Khởi hành tour, và cột dòng tiền theo ngày dự định đóng. Không cần bước đồng bộ nào.
Sale · Kế toán
3.2 Quản lý theo danh sách
Chế độ QUY TRÌNH SALE hiển thị booking dạng bảng. Ba cột tiền cạnh nhau — giá trị booking, đã thanh toán, còn nợ — là bức tranh công nợ khách.
Bốn chế độ xem trên cùng một dữ liệu: QUY TRÌNH SALE (bảng), Tiến trình xử lý (kanban), PMS và Điều hành. Đổi chế độ không mất bộ lọc đang áp.
Dòng Tổng ở cuối bảng cộng số chỗ, giá trị booking, đã thanh toán và còn nợ của tập đang xem — lọc theo Sale hoặc theo tháng là có ngay số tổng của phạm vi đó.
Cột Hành khách tách khỏi Khách hàng: người đứng tên booking và người thực đi có thể khác nhau, thường gặp khi công ty mua tour cho nhân viên.
Sale
3.3 Chi tiết một booking
Bấm mã booking để mở. Bên trái là nội dung hợp đồng, cột phải là bảng điều khiển của Sale: giá trị, ngày dự định đóng, thanh toán và việc cần làm.
Thanh nút trên đầu có gọi điện, gửi email, nhắn tin, đặt lịch và in — Sale làm việc với khách ngay trong booking, lịch sử liên hệ nằm cùng chỗ với hợp đồng.
Sale · Quản lý
3.4 Quản lý theo tiến trình xử lý
Kanban Theo quy trình: mỗi cột là một giai đoạn, mỗi thẻ là một booking. Kéo thẻ sang cột khác là đổi giai đoạn.
Cách quản lý dùng màn này
Đọc theo chiều ngang: tổng giá trị ba cột cộng lại là pipeline; tỷ lệ giữa cột HOÀN THÀNH và cột TẠO BOOKING là tỷ lệ chốt. Đọc theo chiều dọc trong một cột: thẻ nào sắp hết hạn thì hỏi Sale ngay hôm đó.
Quản lý · Kế toán
3.5 Quản lý theo ngày dự kiến đóng — bức tranh dòng tiền
Cùng tập booking, nhưng cột không còn là giai đoạn mà là mốc thời gian tiền về. Đây là màn quan trọng nhất với quản lý: nó trả lời câu hỏi tháng tới thu được bao nhiêu.
3 ngày tới
Tiền phải gọi khách hôm nay. Cột này trống nghĩa là ba ngày tới không có nguồn thu nào từ booking cũ.
Tuần tới
Dòng tiền tuần. Dùng để cân với các khoản phải trả NCC trong tuần.
Tháng tới
Trục chính của kế hoạch tài chính tháng. Ví dụ 64.000.000 đ nằm ở đây.
3 tháng tới
Booking mùa vụ, tour đoàn ký sớm. Cột này dày là dấu hiệu tốt về độ chắc của quý sau.
Sau 3 tháng
Cam kết dài hạn. Cần theo dõi định kỳ vì rủi ro huỷ cao hơn.
Ba con số quản lý đọc trên màn này mỗi tuần: tổng tiền của cột gần nhất (thu được ngay), số thẻ quá hạn (cam kết đã trượt), và hình dạng phân bố năm cột — tiền dồn hết về "Sau 3 tháng" là dấu hiệu thiếu hụt dòng tiền ngắn hạn dù pipeline trông đẹp.
Điều kiện để số này đúng
Ngày dự định đóng phải là cam kết thật, không phải mặc định để cho xong form. Sale đặt ngày cẩu thả thì cả bức tranh dòng tiền sai, và quản lý ra quyết định trên số sai.
Phần 4 — Bảng điều hành theo khởi hành
Điều hành · Quản lý · Kế toán
4.1 Pipeline chuyến và năm ô số liệu
Đây là màn làm việc trung tâm của một chuyến. Mở bằng cách bấm mã chuyến ở bất cứ danh sách nào. Toàn bộ nghiệp vụ của chuyến nằm trong một trang cuộn dọc, và năm ô số liệu ở đầu trang trả lời câu hỏi "chuyến này đang lãi hay lỗ" trong hai giây.
Pipeline năm bước của chuyến
1
Đang gom khách — chuyến mở bán, Sale đang ký booking.
2
Đang xử lý — điều hành lập dự toán, liên hệ NCC, đặt dịch vụ.
3
Hoàn tất, chờ khởi hành — dịch vụ đã xác nhận, HDV đã nhận bàn giao.
4
Đang quyết toán — tour đã chạy, đang chốt chi phí thực và hoàn ứng.
5
Hoàn thành — số liệu chuyến đã chốt, vào báo cáo lợi nhuận.
Năm ô số liệu — đọc theo thứ tự
Tổng khách
8 / 10
1 NL · 0 TE · 0 EB
Số khách đã bán trên tổng chỗ, tách theo NL/TE/EB. So với min pax của chuyến để biết còn phải bán bao nhiêu nữa mới an toàn.
Doanh thu kỳ vọng
64tr
Đã thu 0 · Còn 64tr
Tiền của toàn bộ booking trong chuyến, tách rõ đã thu và còn phải thu. Dòng "Còn 64tr" là công nợ khách của riêng chuyến này.
Tổng chi phí NCC
2tr
Đã TT 520k · Còn 1,5tr
Cộng từ bảng dịch vụ điều hành, tách đã thanh toán và còn phải trả NCC. Đây là mặt còn lại của dòng tiền: tiền phải chi trước khi tour chạy.
Lợi nhuận gộp
64tr
Biên ~100%
Doanh thu trừ chi phí NCC đã ghi nhận, kèm biên lợi nhuận. Biên gần 100% thường không phải tin tốt — nó nghĩa là dịch vụ NCC chưa được nhập đủ vào bảng dịch vụ điều hành.
Nhân sự chuyến
HDV: Anh Kim
Hướng dẫn viên phụ trách. Chưa phân công thì màn Khởi hành tour gắn nhãn Cần phân công.
Năm ô này là bản rút gọn của cả P&L một chuyến. Quản lý mở chuyến bất kỳ, đọc từ trái sang phải: bán được bao nhiêu chỗ → thu được bao nhiêu tiền → phải trả NCC bao nhiêu → còn lại bao nhiêu → ai đang phụ trách.
Điều hành
4.2 Thông tin chuyến và lấp đầy chỗ
Khối Thông tin chuyến nằm ngay dưới các ô số liệu, gồm năm ô và một thanh lấp đầy chỗ trực quan.
Nút Chỉnh sửa ở góc khối cho phép đổi HDV, điểm đón và giờ khởi hành. Đổi sau khi đã bàn giao HDV thì phải thông báo lại cho HDV — hệ thống không tự nhắc.
Điều hành · Sale
4.3 Danh sách booking và rooming list
Hai khối liền nhau: booking là góc nhìn hợp đồng và tiền, rooming list là góc nhìn con người đi tour.
Kiểm trước khi khởi hành
Số hành khách trong rooming list phải bằng tổng số chỗ của các booking. Booking 8 chỗ mà rooming list chỉ 1 hành khách nghĩa là Sale chưa khai đủ tên khách — HDV sẽ thiếu thông tin tại điểm tập trung.
Điều hành
4.4 Bảng dự toán và bảng dịch vụ điều hành
Hai bảng làm nên phần chi phí của chuyến. Dự toán là kế hoạch, dịch vụ điều hành là thực tế đã đặt với NCC.
Bảng dự toán tour
Bấm Lập dự toán để tạo. Bảng ghi tiêu đề, người lập, ngày lập, trạng thái phê duyệt và tổng chi phí.
Trạng thái phê duyệt là chốt kiểm soát của quản lý: dự toán vượt định mức thì không được duyệt, chuyến không đi tiếp.
Dự toán xong, bấm Load từ bảng dự toán ở khối dưới để đổ toàn bộ dòng dịch vụ sang bảng dịch vụ điều hành — không phải nhập lại.
Bảng dịch vụ điều hành
So Tổng chi phí trên bảng dự toán với Tổng chi NCC trên bảng dịch vụ điều hành là cách kiểm soát chi phí hiệu quả nhất của quản lý: chênh dương nghĩa là điều hành đặt vượt kế hoạch, và phần vượt đó ăn thẳng vào lãi gộp.
Điều hành · Kế toán
4.5 Tạm ứng, hoàn ứng, file và nhật ký nội bộ
Ba khối cuối trang. HDV cầm tiền đi tour bằng tạm ứng, về quyết toán bằng hoàn ứng; mọi trao đổi về chuyến ghi lại trong nhật ký.
Tạo tạm ứng sinh phiếu chi cho HDV hoặc điều hành trước khi đi tour. Bảng ghi mã phiếu, nội dung, người nhận, ngày chi, hình thức, số tiền và loại.
Hoàn ứng là bước HDV trả lại phần không dùng và nộp chứng từ. Chưa hoàn ứng thì không quyết toán được tour.
File đính kèm lưu hợp đồng NCC, xác nhận đặt phòng, ảnh chứng từ chi tại điểm. Gắn vào chuyến nên tra lại được sau nhiều tháng.
Nhật ký hoạt động & Trao đổi nội bộ ghép hai thứ: log hệ thống và bình luận của người dùng. Gõ @ để nhắc đồng nghiệp — thay cho việc bàn chuyện chuyến trên nhóm chat rồi mất dấu.
Điều hành · Kế toán
4.6 Bàn giao HDV và quyết toán tour
Ba nút ở đầu bảng điều hành là ba mốc chuyển trạng thái của chuyến.
Thứ tự không được đảo
Quyết toán khi còn dịch vụ NCC chưa xác nhận hoặc còn tạm ứng chưa hoàn thì số lợi nhuận chốt lại sẽ sai, và sửa lại rất khó vì chuyến đã vào báo cáo.
Phần 5 — Các màn hình điều hành
Quản lý · Điều hành
5.1 Màn Khởi hành tour — bốn ô KPI của quản lý
Màn tổng của tháng. Bốn ô KPI trên đầu là báo cáo tháng thu gọn, bảng bên dưới cho biết chuyến nào đang có vấn đề.
Bốn ô KPI
Chuyến trong tháng
3
1/10 chỗ đã bán · lấp đầy 10%
Quy mô tháng và tỷ lệ lấp đầy toàn tháng. Lấp đầy 10% với ba chuyến đã mở là tín hiệu phải đẩy bán ngay hoặc gộp chuyến.
Chưa đạt min pax
1
1 chuyến chưa đủ chỗ
Ô cảnh báo quan trọng nhất. Mỗi chuyến ở đây là một quyết định sắp phải ra: đẩy bán, hạ giá, gộp chuyến hay huỷ.
Doanh thu dự kiến
64tr
Chi phí dịch vụ 2tr
Doanh thu và chi phí NCC của cả tháng đặt cạnh nhau. Chi phí quá nhỏ so với doanh thu là dấu hiệu dịch vụ chưa nhập đủ.
Lãi gộp dự kiến
62tr
Biên lợi nhuận 97% toàn tháng
Kết quả tháng nếu mọi chuyến chạy như hiện trạng. Theo dõi biên này qua từng tuần để thấy chi phí điều hành ăn vào lãi nhanh hay chậm.
Bảng chuyến — sáu cột cảnh báo
Đây là màn quản lý nên mở đầu ngày. Đọc bốn ô KPI để biết tình hình tháng, rồi quét cột Chỗ đã bán và Chưa thanh toán để biết hôm nay phải hỏi ai việc gì. Mọi chip màu đều bấm được để đi thẳng tới chỗ xử lý.
Điều hành · Quản lý
5.2 Màn PMS — tải nguồn lực theo thời gian
Trục ngang là ngày trong tháng, trục dọc là nguồn lực (tour, xe, HDV, khách sạn). Mỗi thanh là một booking hoặc một chuyến chiếm dụng nguồn lực đó.
Zoom và ba mức Tháng · Tuần · Ngày đổi độ chi tiết. Nhãn Live ở góc phải cho biết dữ liệu đang cập nhật theo thời gian thực.
Điều hành · Kế toán
5.3 Màn Dịch vụ & Nhà cung cấp
Gom mọi dịch vụ cần đặt của tất cả các chuyến vào một danh sách, kèm hạn phải đặt. Đây là danh sách việc hằng ngày của điều hành.
Năm ô KPI
Cần xử lý trong 7 ngày
Dịch vụ sắp tới hạn đặt. Đây là hàng đợi công việc của điều hành trong tuần.
Chờ NCC xác nhận
Đã gửi yêu cầu, đang chờ phản hồi. Số này cao kéo dài nghĩa là quan hệ NCC đang có vấn đề.
Quá hạn đặt
Số đỏ, ví dụ 2 dịch vụ quá hạn. Rủi ro trực tiếp cho chuyến: hết phòng, hết vé, hết xe.
Phân loại dịch vụ đặt nhiều nhất
Cơ cấu chi phí theo loại dịch vụ. Dùng để đàm phán giá theo nhóm thay vì từng lần.
Phân loại NCC đặt nhiều nhất
Xếp hạng NCC theo số lần đặt, có thanh ngang so sánh. Cơ sở để xin chính sách giá cho NCC ruột.
Nút Đặt dịch vụ ở góc phải tạo yêu cầu đặt mới. Nút Bộ lọc để lọc theo NCC, loại dịch vụ hoặc khoảng hạn đặt.
Quản lý
5.4 Dashboard Quản lý
Nơi tổng hợp các chỉ tiêu theo khoảng thời gian tự chọn. Widget dựng theo nhóm nghiệp vụ, mỗi widget xem được theo nhiều chu kỳ.
Dashboard › Dashboard Quản lý
Chọn Từ ngày — Đến ngày để đổi phạm vi toàn bộ dashboard. Mọi widget tính lại theo khoảng đó.
Widget Doanh thu dự kiến có sáu chu kỳ xem: Tháng · Năm · Tuần · Ngày · Cùng kỳ năm · Tháng cùng năm. Hai chu kỳ cuối là so sánh với cùng kỳ, dùng khi đánh giá tăng trưởng mùa vụ.
Dòng mô tả dưới tiêu đề cho biết cấu trúc dashboard đang dùng: số nhóm, số widget, số chỉ tiêu. Nút bút chì để thêm hoặc bớt widget.
AI tổng kết dashboard viết nhận xét bằng chữ về các số đang hiển thị. Cần tích hợp AI trước khi dùng; chưa tích hợp thì khối này hiện thông báo.
Danh sách dashboard trong menu cho phép dựng nhiều dashboard cho các vai trò khác nhau: một cho quản lý, một cho điều hành, một cho kế toán.
Phụ lục
A. Bảng số liệu theo vai trò — xem ở đâu, quyết định gì
Mỗi vai trò chỉ cần theo dõi vài con số. Bảng này là bản đồ tối thiểu.
B. Từ điển thuật ngữ
C. Checklist một chuyến từ mở bán đến quyết toán
1
Admin vận hành: sản phẩm tour đã có trong danh mục, nhóm tour và giá bán đúng.
2
Điều hành: mở ngày khởi hành, khai min pax, số chỗ, giá vốn và giá bán NL/TE/EB.
3
Sale: tạo booking, chọn đúng chuyến, đặt ngày dự định đóng là cam kết thật.
4
Sale: khai đủ tên hành khách vào rooming list, kèm CCCD/passport nếu tour bay.
5
Điều hành: lập dự toán, xin phê duyệt, load sang bảng dịch vụ điều hành.
6
Điều hành: đặt dịch vụ NCC trước hạn, đưa số "chưa xác nhận" về 0.
7
Điều hành: phân công HDV, kiểm PMS không còn xung đột xe và HDV.
8
Quản lý: chuyến chưa đạt min pax thì quyết đẩy bán, gộp hay huỷ — trước khi phải trả cọc NCC.
9
Điều hành: xuất rooming list, tạo tạm ứng, bấm Đã bàn giao HDV.
10
Kế toán: thu đủ khách, trả NCC, hoàn ứng HDV, rồi Quyết toán tour.