Từ lúc xe vào xưởng đến lúc trả xe, tất cả trên một phiếu dịch vụ

SGARA quản lý toàn bộ vòng đời một lần xe vào xưởng: tiếp nhận, báo giá, phân công kỹ thuật, xuất phụ tùng, thu tiền, trả xe và báo cáo. Mỗi bước dưới đây là thao tác thật trên phần mềm — làm theo là chạy được ngay.

Nơi làm việc chính: Nghiệp vụ → Sửa chữa bảo hành → Quản lý nhận phiếu. Danh sách chia hai tab Đang xử lý và Hoàn thành, kèm Tiến trình xử lý và Bộ lọc để theo dõi xe đang nằm xưởng.

1. Tại Quản lý nhận phiếu, bấm + Tạo phiếu dịch vụ.
2. Thông tin đơn hàng: mã đơn và ngày tạo tự sinh, người tạo đơn là bạn.
3. Khách hàng: nhập Tên khách hàng (*), số điện thoại, email, địa chỉ, số CCCD. Bấm Lịch sử sửa chữa bảo hành để xem khách đã từng vào xưởng những gì.
4. Thông tin xe: nhập Biển số xe → bấm kính lúp để tra xe cũ (hoặc Lịch sử xe); chọn Hãng sản xuất, Model xe, số khung, số máy, năm SX, màu xe, Tình trạng khi nhận và Ghi chú khi nhận.
5. Bên phải: Loại yêu cầu (*) (Xe dịch vụ / bảo hành), Trạng thái (*) = Mới tiếp nhận, Kỹ thuật và Thời gian hẹn.
6. Thông tin sản phẩm: bấm + thêm dòng dịch vụ, phụ tùng → nhập số lượng, đơn giá, % CK, %VAT. Khối bên phải tự tính Tổng tiền dịch vụ, Tổng tiền sản phẩm, giảm giá ưu đãi và VAT.
7. Bấm Lưu — phiếu vào danh sách Đang xử lý.

1. Bấm mã phiếu trong danh sách để mở chi tiết. Kiểm tra lại các dòng ở Chi tiết hàng hóa, phụ tùng; sửa giá bằng Chỉnh sửa hoặc Sửa giá trị đơn hàng.
2. Bấm icon máy in trên thanh tiêu đề → chọn In phiếu báo giá (cùng menu còn có In phiếu tiếp nhận xe, In phiếu đơn hàng).
3. Bảng báo giá dịch vụ in ra đầy đủ thông tin khách hàng, thông tin xe, cố vấn dịch vụ, phần phụ tùng và phần dịch vụ/công, tổng tiền và số tiền bằng chữ — đưa khách xác nhận trước khi sửa.
4. Khách đồng ý: đổi trạng thái phiếu sang Đã kiểm tra và báo giá.

1. Trong Chi tiết hàng hóa, phụ tùng, bấm vào cột Phân công của từng dòng công việc → mở form Cập nhật thông tin.
2. Ở ô Phân công, chọn nhân sự theo nhóm (SALE, KỸ THUẬT…) — tích chọn được nhiều người cho một hạng mục. Bấm Lưu.
3. Cột Trạng thái thực hiện để kỹ thuật cập nhật tiến độ từng hạng mục; phiếu chuyển trạng thái Đã nhận việc → Đang xử lý.
4. Theo dõi toàn xưởng bằng tab Tiến trình xử lý ở danh sách phiếu.

1. Cần thêm vật tư phát sinh: bấm Thêm linh kiện / sản phẩm → tìm theo mã hoặc tên, xem Giá bán, Giá vốn trung bình, Số lượng tồn → tích chọn → Thêm đã chọn vào đơn. Tích Thêm linh kiện sửa, phí = 0 nếu là vật tư không thu tiền khách.
2. Bấm Xuất kho để trừ tồn theo các dòng đã dùng.
3. Sau khi xuất, cột Đã xuất kho hiện số lượng và mã phiếu xuất (bấm vào để in, có thể in không serial); cột Sl còn lại là phần chưa xuất.
4. Vật tư lấy ra không dùng: bấm Hoàn trả hàng để nhập lại kho.

1. Bấm vào trạng thái phiếu ở đầu chi tiết → bảng Chọn 1 trong các trạng thái: Mới tiếp nhận · Đã kiểm tra và báo giá · Đã xuất kho · Đã nhận việc · Sale chỉnh sửa đơn hàng · Đang xử lý · Hoàn thành · Hủy bỏ.
2. Chọn Hoàn thành, nhập Ngày hoàn thành và Người hoàn thành → Lưu thông tin.
3. Trạng thái xe ở khối Thông tin xe đổi sang Hoàn thành; phiếu chuyển sang tab Hoàn thành ở danh sách.

1. Cuộn tới khối Thanh toán từ khách hàng → bấm + Thêm.
2. Form Thêm thanh toán: nhập Ngày thanh toán (*), Số tiền thanh toán (*), chọn Phương thức thanh toán (tiền mặt / chuyển khoản), Mục thu, STK ngân hàng, Sổ quỹ, đính kèm file nếu cần → Lưu thông tin.
3. Bảng thanh toán tự tổng hợp Tổng tiền · Đã thanh toán · Còn lại; thu nhiều lần thì thêm nhiều dòng. Nhãn trạng thái đầu phiếu đổi thành Đã thanh toán khi thu đủ.
4. Chi phí phát sinh cho đơn (mua ngoài, phí nhập linh kiện…): khối Thông tin chi phí đơn hàng → + Thêm. Phần mềm tính ra Lợi nhuận của chính đơn đó.

1. Ở khối Thông tin xe, tích ô cột Trả xe của dòng xe hoặc bấm nút Trả xe góc phải để xác nhận giao xe.
2. Kiểm tra trước khi trả: trạng thái xe Hoàn thành, tiền Còn lại bằng 0, phụ tùng đã xuất kho đủ.
3. In bàn giao bằng menu máy in (In phiếu đơn hàng / In phiếu) và lưu Ảnh chụp tổng thể, nội thất làm bằng chứng nhận – giao xe.
4. Xe đã trả nằm ở Danh sách phiếu trả trong menu Sửa chữa bảo hành.

1. Báo cáo → Kho báo cáo, hoặc gõ tên báo cáo vào ô Tìm báo cáo.
2. Các nhóm có sẵn: Tồn kho (xuất nhập tồn, tồn theo serial, công nợ nhà cung cấp), Bán hàng, doanh thu (doanh thu bán hàng/sửa chữa, lợi nhuận theo hàng hóa), Sửa chữa bảo hành (chi tiết tiếp nhận, dịch vụ xử lý trên phiếu, KPI kỹ thuật), Thu chi tài chính, Khách hàng, Công việc hoạt động.
3. Theo dõi tiền theo đơn ở Nghiệp vụ → Đơn hàng → Quản lý đơn hàng: các tab Hủy bỏ · Chưa thanh toán · Thanh toán 1 phần · Đã thanh toán kèm Trạng thái xuất kho và tổng tiền cuối bảng.

Ghi nhớ nhanh

Một phiếu dịch vụ đi hết 8 bước: tiếp nhận → báo giá → phân công → xuất phụ tùng → hoàn thành → thu tiền → trả xe → lên báo cáo. Cập nhật đúng trạng thái ở mỗi bước là điều kiện để báo cáo doanh thu, tồn kho và KPI kỹ thuật chính xác.