Trợ lý kinh doanh · Quản lý bảo hành · Xuất nhập kho

Tài liệu thao tác nhanh cho nhân viên CSKH.

Trợ lý kinh doanh

1. Nghiệp vụ → Đơn hàng → Đơn hàng → bấm + Tạo mới Đơn hàng.
2. Thông tin Đơn hàng: mã và ngày tự sinh; chọn Giai đoạn xử lý (*) = Tạo đơn hàng.
3. Thông tin khách hàng: nhập Tên Khách hàng (*), SĐT, địa chỉ và Địa chỉ giao hàng (dùng cho điều phối giao vận).
4. Thông tin sản phẩm: bấm + để thêm dòng → chọn sản phẩm, nhập Số lượng, Đơn giá, % CK, mã khuyến mãi, phụ phí. Tra hàng nhanh ở Bảng sản phẩm: nhập mã/tên → Tìm kiếm.
5. Cuối form kiểm tra Tiền sản phẩm → Giá trị Đơn hàng, rồi Chọn kho xuất; nếu cần giao hàng thì tích Tạo đơn giao hàng và chọn NV phụ trách giao hàng.
6. Bấm Lưu.

1. Bấm mã đơn trong danh sách để mở chi tiết.
2. Tới Chi tiết sản phẩm, dịch vụ → bấm Xuất kho.
3. Xuất xong, cột Đã xuất kho hiện số lượng và mã phiếu xuất; Sl còn lại là phần chưa xuất.
4. Ghi nhận tiền: khối Thanh toán bên phải → Thêm. Khách trả hàng: Hoàn trả hàng.

1. Nghiệp vụ → Đơn hàng → Điều phối, giao vận. Đầu trang là các số liệu Đơn chờ điều phối, Tuyến đang chạy, Tổng km dự kiến, Chi phí khoán ước tính.
2. Các tab trạng thái: Chưa điều phối · Chờ xếp tuyến · Đang giao/lắp · Hoàn tất. Đơn giao sinh tự động từ phiếu xuất kho (cột Nguồn phát sinh).
3. Bấm mã đơn giao để mở. Thanh tiến trình: Tạo đơn giao → Ghép điểm → Ghép tuyến → Đang giao/lắp → Hoàn tất → Kích hoạt bảo hành.
4. Bấm Xếp vào tuyến để đưa đơn vào tuyến giao; Đổi lịch hẹn khi khách hẹn lại; Sửa để đổi NV phụ trách.
5. Phí: mục Phí vận chuyển / lắp đặt → bấm Tính phí (theo km và mã phí). Bấm In phiếu giao cho nhân viên mang đi.
6. Xếp tuyến hàng loạt: dùng tab Bảng theo dõi, Điều phối tự động, Chờ xếp tuyến, Tuyến giao.

Quản lý bảo hành

B1 — Xử lý phiếu  ·  B2 — Xuất / nhập / thu hồi linh kiện trên phiếu

1. Nghiệp vụ → Sửa chữa bảo hành → Quản lý nhận phiếu → bấm + Tạo phiếu dịch vụ.
2. Thông tin phiếu bảo hành: mã và ngày tự sinh, người tạo là bạn.
3. Khách hàng: nhập Tên khách hàng (*), SĐT, Tỉnh thành – Quận huyện – Xã, phường, địa chỉ. Bấm Lịch sử sửa chữa bảo hành để xem khách đã bảo hành gì.
4. Thông tin nhận máy, thiết bị: nhập IMEI/SERIAL → bấm kính lúp để tra (hoặc Lịch sử thiết bị); chọn Hãng sản xuất, Thiết bị, ĐL/NPP bán, Ngày bán, Ngày hết hạn bảo hành, Nguồn tiếp nhận (*), Số lượng nhận, Hiện tượng hư hỏng, Tình trạng khi nhận.
5. Bên phải: Loại yêu cầu (*) (Bảo hành / Sửa chữa), Hình thức xử lý, Thời gian hẹn, Gắn trạm xử lý, Kỹ thuật, Ghi chú khi nhận, Thêm ảnh.
6. Nhiều máy trong một phiếu: bấm ⊕ Thông tin nhận máy, thiết bị. Xong bấm Lưu.

1. Ở Quản lý nhận phiếu, dùng các tab đếm số: Mới tiếp nhận, Đang đợi linh kiện, Hoàn thành, Quá hạn hẹn khách — bấm tab để xem đúng nhóm việc.
2. Tra cứu: ô Tìm kiếm nhanh (số phiếu, số hóa đơn, SĐT khách), nút Bộ lọc, tab Tiến trình xử lý để xem theo luồng.
3. Bấm số phiếu để mở. Trong phiếu: Thông tin đơn hàng, Khách hàng (Sửa / Đổi khách hàng), Thông tin phiếu dịch vụ với Trạng thái, Gắn trạm xử lý, Kỹ thuật, Thời gian hẹn; bấm Thêm yêu cầu nếu máy phát sinh yêu cầu mới.
4. Ảnh chụp: nạp theo ô có sẵn — Ảnh hiện trạng, Đo áp gas, Đồng hồ đo, Bo mạch, Tem serial.
5. Danh sách các lần xử lý — thanh nút phía trên: Đã nhận thông tin (trạm xác nhận nhận việc), Trạm từ chối nhận, Đặt linh kiện (sinh phiếu xin cấp phát), Thêm thông tin (ghi một lần xử lý: kỹ thuật, lỗi thực tế, nhóm lỗi, linh kiện lỗi, giải pháp, khoảng cách, bảng mã sửa chữa, kết quả).
6. Phí: tích Tính phí đi lại, Tính phí ngoài giờ, Tính phí hoàn thành < 48h, < 24h trên dòng xử lý; dòng tổng hiện Phí sửa chữa / Phí đi lại / Phí 24h / Phí 48h và Trạng thái tổng xét duyệt — bấm ••• để duyệt.
7. Cuối phiếu: Chăm sóc khách hàng → + Thêm để ghi nhật ký gọi lại cho khách.

1. Trong phiếu, kéo tới mục Phiếu đề nghị xin cấp phát linh kiện. Mỗi dòng có mã phiếu, ngày tạo, Đơn vị trạm, người tạo, mã/tên SP, SL, Mục đích, Loại phiếu.
2. Phê duyệt: bấm vào ô cột Admin duyệt của dòng → chọn Duyệt hoặc Không duyệt.
3. Xuất kho cho trạm: bấm vào số ở cột Đã xuất kho → hệ thống mở form tạo phiếu xuất kho cho trạm; điền và lưu, số lượng đã xuất cập nhật ngay trên dòng.
4. Nhập lại từ trạm: bấm vào số ở cột Đã nhập lại → mở form tạo phiếu nhập lại từ trạm (dùng khi trạm trả linh kiện mới không dùng đến).
5. Theo dõi: cột Trạng thái xuất linh kiện cho biết phiếu đã xuất hay chưa; biểu tượng bút chì để sửa, thùng rác để xoá, ⋮ cho thao tác khác.

1. Mục Linh kiện — Thiết bị sử dụng / thay thế: bấm Kê khai linh kiện để khai linh kiện đã dùng (sản phẩm, số lượng, Mục đích sử dụng, IMEI / Serial); Chinh sửa để sửa dòng; Xuất kho để xuất linh kiện của dòng đó.
2. Bấm vào ô cột Trạng thái thu hồi xác linh kiện → form Cập nhật thông tin mở ra với 3 lựa chọn: Chưa thu hồi, Đã thu hồi, Hủy xác.
3. Chọn Hủy xác → bấm Lưu: xác linh kiện được duyệt hủy, không cần nhập về kho.
4. Chọn Đã thu hồi → bấm Lưu: hệ thống hiện tiếp form nhập kho xác linh kiện từ trạm; điền kho nhận, serial thu hồi rồi lưu để nhập xác vào kho.
5. Sau đó các cột Có xác linh kiện, Serial thu hồi, Ngày thu hồi, hủy xác linh kiện hiển thị kết quả để đối soát với trạm.

Quản lý xuất nhập kho

1. Kho → Phiếu nhập kho → bấm + Tạo phiếu nhập kho (hoặc Thêm từ excel khi nhập số lượng lớn).
2. Thông tin phiếu nhập kho: Ngày nhập (*), Số chứng từ, Ngày chứng từ, Kho nhập (*), Lý do nhập, ghi chú.
3. Thông tin nhập từ: chọn Nhập từ (*) (nhà cung cấp, trạm, khách…), mã/tên đối tượng, SĐT, địa chỉ.
4. Serial nhập: dán danh sách serial, mỗi serial một dòng, hoặc bấm mũi tên để chọn từ kho.
5. Thông tin sản phẩm: bấm + thêm dòng → chọn sản phẩm, Số lượng, Serial nhập, Giá nhập, Loại linh kiện nhập, % CK, % VAT. Kiểm tra Tổng tiền nhập sản phẩm, Chiết khấu, Tiền VAT rồi bấm Lưu.
6. Nghiệp vụ cần xin trước: dùng Phiếu đề nghị nhập kho.

1. Kho → Phiếu xuất kho → bấm + Tạo phiếu xuất kho.
2. Thông tin phiếu xuất kho: Ngày xuất (*), Xuất từ kho (*), Lý do xuất (*), Danh mục lý do xuất, số và ngày chứng từ.
3. Thông tin xuất cho: chọn Xuất cho (*) (khách hàng, trạm…), mã/tên đối tượng nhận, SĐT, địa chỉ người nhận.
4. Serial xuất: dán serial mỗi dòng một mã hoặc chọn từ kho.
5. Thông tin sản phẩm: thêm dòng → sản phẩm, Số lượng, Serial xuất, Mã đơn hàng trạm, Mã mục đích xuất, Đơn giá xuất.
6. Phần tổng: Người giao hàng, Địa chỉ giao hàng; tích Kích hoạt bảo hành nếu hàng xuất bán cần kích hoạt. Bấm Lưu.
7. Phiếu xuất cho đơn bán và cho trạm đều hiện ở danh sách này (cột Xuất từ kho, ví dụ Kho bảo hành).

1. Kho → Quản lý tồn kho: mỗi dòng là một sản phẩm trong một kho, kèm Số lượng tồn, Số lượng nhập, Số lượng xuất, Thành tiền tồn và thanh Mức tồn tối thiểu.
2. Dùng Bộ lọc để xem theo kho (Kho linh kiện hàng lỗi, Kho kỹ thuật, Kho thiết bị, Kho showroom…) hoặc theo mã sản phẩm.
3. Thiết lập tồn: + Thêm mới hoặc Thêm từ excel; lệch số liệu thì bấm Đồng bộ tồn kho.
4. Kiểm kê định kỳ: Kiểm kho. Dòng tồn âm (số đỏ) là dấu hiệu xuất chưa nhập đủ — kiểm tra lại phiếu nhập/xuất liên quan.