Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Giao hàng và điều phối giao vận
Từ danh mục sản phẩm, qua bốn nguồn phát sinh đơn giao, đến ghép tuyến và chạy tuyến trong ngày
Đối tượng
Sale, Kho, Dịch vụ, Điều phối
Phiên bản
1.0
Cập nhật
08/2026
Mục lục
Nội dung tài liệu
ADanh mục sản phẩm — cơ sở cho giao hàng
BBốn luồng tạo đơn giao hàng
CQuy trình điều phối, giao vận
Phần 0 — Tổng quan
0.1 Vòng đời một đơn giao hàng
Đơn giao hàng sinh ra từ một trong bốn nguồn nghiệp vụ, sau đó chạy qua bốn trạng thái điều phối. Bốn thẻ số ở đầu màn điều phối luôn phản ánh trạng thái hiện thời của ngày.
1
Đơn giao được tạo
Mã đơn tự sinh dạng G000001, kèm nguồn phát sinh và số chứng từ nguồn
2
Chưa điều phối
Đơn đã có địa chỉ nhưng chưa có điểm giao, chờ điều phối viên xử lý
3
Chờ xếp tuyến
Đã gom thành điểm giao theo địa chỉ, chờ ghép vào một tuyến cụ thể
4
Đang giao / lắp
Tuyến đã chạy, xe và tài xế đang trên đường
5
Hoàn tất
Giao xong, tuyến được kết thúc và chốt quãng đường, mức khoán
0.2 Các vai trò tham gia
Đơn giao đi qua nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận chỉ thao tác đúng phần của mình.
Bên phát sinh
Sale · Kho · Dịch vụ
Tạo đơn hàng bán, xuất kho và tích tạo đơn giao
Tạo đơn giao từ phiếu dịch vụ, sửa chữa, bảo hành
Khai đúng địa chỉ giao, số điện thoại và ngày hẹn
Không xếp tuyến, không gán xe
Bên điều phối
Điều phối viên · Tài xế
Cấu hình vùng giao, danh mục xe và tài xế
Ghép đơn trùng địa chỉ, xếp tuyến thủ công hoặc chạy thuật toán
Xác nhận tạo tuyến, in phiếu giao, theo dõi vị trí
Kết thúc tuyến khi giao xong
0.3 Năm khái niệm cần hiểu trước
Đơn giao hàng
Một việc cần đi đến một địa chỉ: giao hàng, giao kèm lắp đặt, hoặc bảo hành tại nhà. Mã dạng G000001.
Nguồn phát sinh · Số chứng từ nguồn
Đơn giao luôn ghi nó sinh ra từ đâu: Phiếu xuất kho (PX…), Phiếu dịch vụ (Y…) hoặc Công việc khi tạo trực tiếp. Dùng để truy ngược nghiệp vụ gốc.
Điểm giao
Nhiều đơn cùng một địa chỉ được gom thành một điểm dừng. Đơn chưa có điểm giao là đơn chưa vào được tuyến.
Vùng giao
Đơn vị tính gom phường/xã theo khoảng cách từ kho. Mỗi ngày một vùng sinh tối đa một chuyến. Thuật toán chỉ xếp điểm dừng vào vùng đã có, không tự tạo vùng mới.
Tuyến giao
Một chuyến xe trong ngày: một xe, một tài xế, danh sách điểm dừng theo thứ tự, kèm quãng đường và mức khoán.
Phần A — Danh mục sản phẩm
Chuẩn bị dữ liệu
A.1 Cập nhật danh mục sản phẩm, hàng hóa
Danh mục sản phẩm là nền của mọi đơn giao: sản phẩm nào đi giao, khối lượng ra sao, phí giao tính thế nào. Làm sạch danh mục trước khi mở luồng giao hàng.
Sản phẩm › Quản lý sản phẩm, hàng hóa
Thêm mới để tạo từng sản phẩm, Thêm từ excel khi khai hàng loạt, Upload thư mục ảnh để gắn ảnh theo mã sản phẩm.
Tên sản phẩm nên đủ để nhận diện tại hiện trường: hãng, dòng, dung tích hoặc kích thước. Người giao đọc đúng tên mới đối chiếu được với hàng trên xe.
Nhóm sản phẩm khai trong Danh mục nhóm sản phẩm. Đây là trục để cấu hình phí giao theo nhóm thay vì khai từng mã.
Tồn kho âm trên danh mục là dấu hiệu phiếu nhập chưa kịp lưu. Xử lý tồn trước khi đưa sản phẩm vào đơn giao.
Chuẩn bị dữ liệu
A.2 Thuộc tính phục vụ tính phí giao theo sản phẩm
Phí giao và giới hạn số lượng trên chuyến đều tính từ thuộc tính sản phẩm. Khai thiếu thì thuật toán xếp tuyến không ước lượng được tải và chi phí.
Phần B — Bốn luồng tạo đơn giao hàng
Luồng 1 · Bán hàng
B.1 Từ đơn hàng bán — tạo đơn, xuất kho, tích tạo đơn giao
Luồng chuẩn khi xuất bán cho NPP, đại lý hoặc khách lẻ. Đơn giao sinh ra ngay tại bước xuất kho, không phải nhập lại thông tin.
Đơn hàng › Đơn hàng
1
Bấm Tạo mới Đơn hàng.
2
Chọn Giai đoạn xử lý, chọn khách hàng, khai số điện thoại — số này theo đơn giao xuống điều phối.
3
Khai bảng Thông tin sản phẩm: sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu. Bấm Lưu.
4
Mở đơn, kiểm cột Đã xuất kho và SL còn lại, rồi bấm Xuất kho.
5
Chọn Xuất từ kho, danh mục lý do xuất và cặp tài khoản nợ / có.
6
Tích ô Tạo đơn giao hàng. Đây là bước quyết định: bỏ qua thì phiếu xuất kho vẫn được ghi nhưng điều phối không nhận được việc.
7
Nhập số lượng xuất, quét serial xuất cho từng dòng, bấm Xuất kho.
Sau khi xuất kho, đơn giao xuất hiện trong Điều phối, giao vận ở trạng thái Chưa điều phối, với nguồn phát sinh là Phiếu xuất kho và số chứng từ là mã phiếu vừa lập.
Luồng 2 · Dịch vụ
B.2 Từ phiếu dịch vụ, sửa chữa, bảo hành
Dùng khi phải mang thiết bị đến nhà khách: lắp đặt, trả máy sau sửa, giao máy đổi bảo hành. Đơn giao lấy sẵn khách hàng, địa chỉ, serial và ngày hẹn từ phiếu dịch vụ.
Nghiệp vụ › Quản lý nhận phiếu › mở phiếu › Thao tác trên dòng phiếu dịch vụ
Trước khi lưu
Kiểm Lịch sử đơn giao hàng trong cùng menu. Một phiếu dịch vụ đã có đơn giao đang chạy thì đừng tạo thêm — điều phối sẽ nhận hai việc trùng cho cùng một khách.
Luồng 3 · Kho
B.3 Từ một phiếu xuất kho bất kỳ
Dùng khi phiếu xuất kho đã lưu mà lúc đó chưa tích tạo đơn giao, hoặc phiếu xuất không đi từ đơn hàng: điều chuyển kho, xuất cho trạm, xuất NPP/đại lý.
Kho › Phiếu xuất kho › mở phiếu › Thao tác
1
Mở phiếu xuất kho cần giao, kiểm khối Thông tin xuất cho đã đủ tên, số điện thoại và địa chỉ người nhận.
2
Bấm Thao tác › Tạo đơn giao hàng.
3
Form tạo đơn giao mở ra với nguồn phát sinh là phiếu xuất kho này. Bổ sung khu vực, ngày hẹn rồi Lưu thông tin.
4
Cần kiểm phiếu đã sinh đơn giao chưa: Thao tác › Lịch sử đơn giao hàng.
Địa chỉ người nhận để trống là nguyên nhân phổ biến nhất khiến đơn giao nằm mãi ở Chưa điều phối — thuật toán không có gì để gom điểm. Khai địa chỉ ngay ở phiếu xuất kho, đừng để điều phối viên đi hỏi lại.
Luồng 4 · Điều phối
B.4 Tạo trực tiếp trong màn điều phối
Dùng cho việc phát sinh ngoài luồng: khách gọi nhờ chuyển hàng, đi khảo sát, mang linh kiện cho tài xế khác. Nguồn phát sinh ghi là Công việc, không có số chứng từ nguồn.
Đơn hàng › Điều phối, giao vận › Thêm mới
Form giống Hình 7 nhưng không điền sẵn gì — khai đủ khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao, khu vực, ngày hẹn và bảng sản phẩm.
Đơn tạo tay không trừ tồn kho. Nếu hàng thực sự ra khỏi kho, vẫn phải có phiếu xuất kho tương ứng — đừng dùng đường này để thay thế phiếu xuất.
Loại việc chọn đúng ngay từ đầu: Giao hàng, Giao + Lắp đặt hoặc Bảo hành. Loại việc hiện trên tuyến để tài xế biết mang theo dụng cụ gì.
Phần C — Quy trình điều phối, giao vận
Điều phối
C.1 Cấu hình vùng giao và danh mục xe
Làm một lần trước khi bắt đầu điều phối. Chưa có vùng giao và xe thì thuật toán tự động không có gì để xếp.
Điều phối, giao vận › tab Cấu hình
Nguyên tắc của vùng giao: mỗi ngày một vùng sinh tối đa một chuyến. Chia vùng quá rộng thì một chuyến phải chạy quá nhiều điểm; chia quá nhỏ thì mỗi chuyến chỉ vài điểm, chi phí tăng. Bắt đầu bằng cách gom phường/xã theo khoảng cách từ kho rồi điều chỉnh dần theo lượng đơn thực tế.
Điều phối
C.2 Danh sách đơn giao và bốn trạng thái
Tab Đơn giao hàng là bàn làm việc chính. Bốn thẻ số ở trên là bức tranh ngày, bốn chip lọc bên dưới là các rổ công việc.
Bảng đơn cho biết mã đơn, loại việc, nguồn phát sinh, số chứng từ nguồn, khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao, khu vực và ngày hẹn — đủ để quyết định xếp tuyến mà không cần mở từng đơn.
Đơn thiếu Khu vực hoặc Địa chỉ giao cần xử lý trước: liên hệ bên phát sinh bổ sung, hoặc sửa trực tiếp trên đơn giao.
Bộ lọc ở đầu màn để lọc theo ngày hẹn, khu vực, loại việc và nguồn phát sinh khi lượng đơn lớn.
Điều phối
C.3 Ghép đơn và xếp tuyến thủ công
Cách làm khi lượng đơn ít, hoặc khi cần ưu tiên một khách cụ thể mà thuật toán không biết. Tích chọn đơn là thanh thao tác hiện ra.
Thứ tự đúng
Ghép đơn trước, xếp tuyến sau. Xếp tuyến trước rồi mới phát hiện hai đơn trùng địa chỉ thì tuyến đã tính thành hai điểm dừng, quãng đường và mức khoán đều sai.
Điều phối
C.4 Điều phối tự động theo thuật toán
Cách làm mặc định khi lượng đơn nhiều. Điều phối viên đặt tham số, thuật toán đề xuất tuyến, người quyết định vẫn là điều phối viên.
Điều phối, giao vận › tab Điều phối tự động
1
Lấy đơn chưa điều phối — chỉ quét đơn chưa có điểm giao.
2
Chuẩn hóa địa chỉ — gom theo địa chỉ và khu vực.
3
Gom đơn trùng địa chỉ — nhiều đơn cùng chỗ thành một điểm giao đề xuất.
4
Gán vào vùng giao — xếp điểm dừng vào vùng đã cấu hình, không tự tạo vùng mới.
5
Tách theo SL/chuyến — chia chuyến theo ngưỡng đã đặt.
6
Sắp thứ tự điểm dừng — theo mục tiêu tối ưu đã chọn.
1
Đặt tham số, bấm Chạy thuật toán quét.
2
Đọc Tuyến đề xuất: xe, tài xế, thứ tự điểm dừng, giờ dự kiến và km.
3
Đề xuất hợp lý thì bấm Xác nhận tạo tuyến; muốn chạy lại với tham số khác thì Xóa đề xuất rồi chạy lại.
Thuật toán không chạy được khi chưa có vùng giao, chưa có xe, hoặc đơn thiếu địa chỉ và khu vực. Thông báo trong khung xanh cho biết còn bao nhiêu đơn chưa có điểm giao — sửa dữ liệu rồi chạy lại.
Điều phối
C.5 Quản lý đơn, điểm chờ xếp tuyến
Tab Chờ xếp tuyến gom các đơn đã thành nhóm theo địa chỉ nhưng chưa vào tuyến nào. Mỗi thẻ là một điểm giao tiềm năng.
Đầu thẻ là địa chỉ nhóm, dưới là tên khách, ngày hẹn và số việc trong nhóm. Nhiều việc trong một thẻ nghĩa là một lần đến giải quyết được nhiều đơn.
Dòng chữ "Chưa có điểm giao — xếp tuyến sẽ tạo điểm" cho biết điểm dừng chỉ hình thành khi bấm Xếp vào tuyến.
Hai thẻ có địa chỉ viết khác nhau nhưng cùng một chỗ ("hà nội" và "Hà nội") nên gộp lại bằng Ghép đơn ở tab Đơn giao hàng, trước khi xếp tuyến.
Tải lại sau khi vừa tạo đơn giao ở nghiệp vụ khác, để thẻ mới xuất hiện.
Điều phối
C.6 Quản lý tuyến giao trong ngày
Tab Tuyến giao là nơi theo dõi tuyến đang chạy: xe nào, đi bao nhiêu điểm, tình trạng từng điểm.
Kết thúc tuyến đúng lúc
Chỉ bấm Kết thúc tuyến khi tất cả điểm đã giao xong. Kết thúc sớm thì các đơn còn lại vẫn treo ở Đang giao/lắp và không ai xử lý tiếp. Điểm nào khách hoãn thì tách khỏi tuyến trước, rồi mới kết thúc.
Điều phối
C.7 Theo dõi tiến độ từng đơn
Bấm mã đơn trong danh sách để mở bảng bên phải. Thanh tiến độ bốn bước cho biết đơn đang mắc ở đâu.
Bước đang sáng là việc tiếp theo cần làm. Ví dụ đứng ở Ghép đơn nghĩa là đơn chưa có điểm giao, phải ghép hoặc xếp tuyến để tạo điểm.
Hai ô Điểm giao và Tuyến còn dấu gạch là dấu hiệu đơn chưa được điều phối, dù trạng thái tổng có thể đã đổi.
Khi khách gọi hỏi, tra bằng mã đơn G… hoặc số chứng từ nguồn để trả lời ngay đơn đang ở bước nào, đi cùng xe nào.
Phụ lục
A. Từ điển thuật ngữ
B. Checklist một ngày điều phối
1
Mở tab Đơn giao hàng, đọc thẻ Đơn chờ điều phối để biết khối lượng việc.
2
Lọc các đơn thiếu địa chỉ hoặc khu vực, liên hệ bên phát sinh bổ sung.
3
Ghép các đơn trùng địa chỉ thành điểm giao.
4
Kiểm danh mục xe: xe nào rảnh, tài xế nào có mặt.
5
Chạy thuật toán quét với ngày giao hôm nay, xem tuyến đề xuất.
6
Chỉnh tay các điểm cần ưu tiên, rồi Xác nhận tạo tuyến.
7
In phiếu giao, giao cho tài xế, xe rời kho theo giờ đã đặt.
8
Theo dõi vị trí trong ngày, xử lý điểm khách hoãn.
9
Cuối ngày kết thúc tuyến, đối chiếu Tổng km dự kiến và Chi phí khoán ước tính.
C. Bảy lỗi thao tác thường gặp
1
Xuất kho mà quên tích Tạo đơn giao hàng → hàng đã trừ kho nhưng điều phối không có việc, khách chờ vô ích.
2
Địa chỉ giao mô tả chung chung, không có phường/xã → thuật toán không gán được vùng, đơn treo ở Chưa điều phối.
3
Tạo đơn giao hai lần cho cùng một phiếu dịch vụ → hai xe đến cùng một khách. Kiểm Lịch sử đơn giao hàng trước khi tạo.
4
Xếp tuyến trước khi ghép đơn trùng địa chỉ → tuyến tính thừa điểm dừng, km và mức khoán sai.
5
Chạy thuật toán khi chưa cấu hình vùng giao hoặc chưa có xe → không có đề xuất nào, tưởng hệ thống lỗi.
6
Đặt SL tối đa/chuyến quá cao → một tuyến gánh quá nhiều điểm, tài xế không kịp trong ngày.
7
Kết thúc tuyến khi còn điểm chưa giao → đơn treo ở Đang giao/lắp, không vào được tuyến ngày sau.