Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Quản lý xuất nhập kho và quét serial
Hai vai trò làm việc trên cùng một phiếu: người lập phiếu và người quét serial tại kho
Đối tượng
Người lập phiếu, Nhân viên kho
Phiên bản
1.0
Cập nhật
08/2026
Mục lục
Nội dung tài liệu
0Tổng quan
1Vai trò lập phiếu
2Vai trò quét serial tại kho
Phần 0 — Tổng quan
0.1 Luồng nghiệp vụ tổng thể
Phiếu được lập trước với số lượng dự kiến, sau đó nhân viên kho quét serial thực tế vào đúng phiếu đó. Chỉ khi serial được lưu thì tồn kho mới phản ánh đúng từng máy.
1
Lập phiếu
Người lập phiếu · khai kho, lý do, đối tượng, danh sách sản phẩm và số lượng
2
Lưu phiếu, hệ thống cấp mã
Mã phiếu tự sinh, ví dụ PN140826003 hoặc PX090826001
3
Chuyển mã phiếu cho kho
Nhân viên kho chỉ cần biết mã phiếu để tìm
4
Tìm phiếu và mở sửa
Nhân viên kho · lọc theo mã phiếu, bấm edit để mở
5
Quét serial từng máy
Nhân viên kho · nhập vào ô Serial nhập hoặc Serial xuất
6
Bấm Lưu serial
Nhân viên kho · serial được gán vào dòng sản phẩm tương ứng
7
Đối chiếu tồn kho
Quản lý tồn kho · kiểm tra số lượng nhập, xuất, tồn của từng sản phẩm theo kho
0.2 Hai vai trò và phạm vi thao tác
Cùng một phiếu, hai người làm hai phần khác nhau. Phân định rõ để không ai sửa vào phần của người kia.
Vai trò 1
Người lập phiếu
Tạo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
Khai kho, ngày, lý do, số chứng từ, tài khoản nợ/có
Khai đối tượng nhập hàng hoặc đối tượng nhận hàng
Khai danh sách sản phẩm, số lượng và đơn giá
Vai trò 2
Nhân viên kho quét serial
Tìm phiếu theo mã phiếu bằng bộ lọc
Mở phiếu bằng biểu tượng sửa
Quét hoặc nhập serial từng máy vào ô Serial nhập / Serial xuất
Bấm Lưu serial để gán serial vào phiếu
Nguyên tắc
Nhân viên kho không sửa số lượng, không sửa đơn giá, không sửa đối tượng trên phiếu. Nếu số máy thực tế lệch với số lượng trên phiếu, báo lại người lập phiếu để họ sửa — không tự chỉnh.
0.3 Bốn khái niệm cần hiểu trước
Mã phiếu
Hệ thống tự sinh khi lưu. Tiền tố PN cho phiếu nhập, PX cho phiếu xuất, kèm ngày và số thứ tự trong ngày.
Số chứng từ · Ngày chứng từ
Số hiệu giấy tờ gốc bên ngoài hệ thống: hóa đơn nhà cung cấp, phiếu giao hàng. Dùng để đối chiếu với kế toán.
Ô serial ở đầu phiếu và cột serial trong bảng
Ô Serial nhập / Serial xuất ở đầu phiếu là nơi quét vào. Bấm nút mũi tên xuống hoặc Lưu serial để hệ thống phân serial về đúng dòng sản phẩm trong bảng bên dưới.
Lưu và Lưu serial
Lưu ghi lại toàn bộ phiếu. Lưu serial chỉ xử lý phần serial vừa quét. Nhân viên kho dùng Lưu serial.
0.4 Bản đồ menu chức năng
Toàn bộ nằm trong menu Kho, nhóm Quản lý tồn kho.
Phần 1 — Vai trò lập phiếu
Lập phiếu
1.1 Danh sách phiếu nhập kho
Mỗi dòng là một phiếu. Một phiếu chứa nhiều sản phẩm, các mã sản phẩm xếp trong cùng ô và tổng số lượng in đậm ở cuối.
Kho › Quản lý tồn kho › Phiếu nhập kho
Tạo phiếu nhập kho để lập phiếu mới, Thêm từ excel khi nhập hàng loạt phiếu từ file.
Bấm vào mã phiếu để mở chi tiết. Cột thao tác bên phải có biểu tượng sửa và xóa.
Số cuối in đậm trong ô số lượng là tổng số lượng của cả phiếu, các số phía trên là từng sản phẩm.
Lập phiếu
1.2 Tạo phiếu nhập kho
Form chia bốn khối, cuộn dọc: thông tin phiếu, tài khoản kế toán, thông tin nhập từ, và thông tin sản phẩm.
Phiếu nhập kho › Tạo phiếu nhập kho
Lập phiếu
1.3 Khai thông tin sản phẩm trên phiếu nhập
Cuộn tiếp xuống khối Thông tin sản phẩm. Mỗi dòng là một sản phẩm; dấu + thêm dòng, dấu − bỏ dòng.
Trước khi bấm Lưu, đối chiếu Tổng tiền nhập sản phẩm và Chiết khấu ở góc dưới với hóa đơn gốc. Sai ở đây là kế toán phải làm lại phiếu.
Lập phiếu
1.4 Danh sách phiếu xuất kho
Cấu trúc giống danh sách phiếu nhập, đổi trục thành kho xuất và người tạo phiếu.
Kho › Quản lý tồn kho › Phiếu xuất kho
Lập phiếu
1.5 Tạo phiếu xuất kho
Cấu trúc song song với phiếu nhập. Khác ở khối Thông tin xuất cho và hai trường lý do xuất.
Phiếu xuất kho › Tạo phiếu xuất kho
Lập phiếu
1.6 Khai thông tin sản phẩm trên phiếu xuất
Bảng sản phẩm của phiếu xuất có thêm hai cột riêng: mã đơn hàng trạm và mã mục đích xuất.
Lưu ý
Ô Người giao hàng ở góc dưới nên khai để kho biết ai mang hàng đi, tiện truy khi thiếu hụt trên đường.
Phần 2 — Vai trò quét serial tại kho
Nhân viên kho
2.1 Tìm phiếu theo mã phiếu
Người lập phiếu gửi mã phiếu. Dùng bộ lọc để ra đúng phiếu đó, không cuộn tìm bằng mắt.
Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho › Bộ lọc
1
Bấm Bộ lọc để mở bảng lọc.
2
Nhập mã phiếu vào ô Mã phiếu nhập kho, bấm Tìm kiếm.
3
Không biết mã phiếu thì lọc bằng Ngày nhập từ — đến kết hợp Kho nhập.
4
Bấm Xóa bộ lọc trước khi tìm phiếu tiếp theo, tránh còn điều kiện cũ làm không ra kết quả.
Xuất excel trong bảng lọc xuất ra danh sách phiếu đang hiển thị — dùng khi cần in ra để đối chiếu tại kho.
Nhân viên kho
2.2 Mở phiếu và quét serial
Bấm biểu tượng sửa ở cột thao tác của dòng phiếu. Phiếu mở ra ở dạng đầy đủ, cuộn xuống tới ô serial.
1
Đặt con trỏ vào ô Serial nhập (phiếu nhập) hoặc Serial xuất (phiếu xuất).
2
Quét bằng máy đọc mã hoặc nhập tay từng serial. Mỗi serial một dòng.
3
Bấm nút mũi tên xuống cạnh ô để đẩy serial vừa quét xuống bảng sản phẩm.
4
Kiểm cột Serial của từng dòng: số serial phải bằng đúng Số lượng của dòng đó.
5
Bấm Lưu serial.
Khi serial không nhận
Ba nguyên nhân thường gặp: serial chưa có trong kho số serial, serial không thuộc kho ghi trên phiếu, hoặc serial đã được xuất ở một phiếu khác. Báo lại người lập phiếu, đừng nhập serial khác thay thế.
Nhân viên kho
2.3 Lưu serial — phân biệt với Lưu
Thanh nút trên phiếu có bốn nút. Nhân viên kho chỉ dùng một trong số đó.
Quét nhiều máy nên chia thành từng đợt: quét khoảng 20 đến 30 serial rồi bấm Lưu serial một lần, sau đó quét tiếp. Quét cả trăm máy rồi mới lưu, nếu mất kết nối là phải quét lại từ đầu.
Nhân viên kho
2.4 Đối chiếu tồn kho sau khi lưu
Bước cuối của một lượt nhập hoặc xuất. Số lượng nhập và xuất trên màn hình này phải khớp với phiếu vừa lưu.
Kho › Quản lý tồn kho
Phụ lục
A. Từ điển thuật ngữ
B. Checklist một lượt nhập hàng
1
Người lập phiếu: đối chiếu hóa đơn với hàng thực nhận, lập phiếu với đúng kho, đúng số lượng.
2
Kiểm Tổng tiền nhập sản phẩm và chiết khấu khớp hóa đơn, rồi bấm Lưu.
3
Gửi mã phiếu cho nhân viên kho.
4
Nhân viên kho: lọc theo mã phiếu, mở phiếu bằng biểu tượng sửa.
5
Quét serial theo đợt, mỗi đợt bấm Lưu serial.
6
Đối chiếu số serial mỗi dòng bằng đúng số lượng; lệch thì báo lại người lập phiếu.
7
Mở Quản lý tồn kho kiểm số lượng nhập của sản phẩm đã tăng đúng.
C. Sáu lỗi thao tác thường gặp
1
Chọn sai kho nhập hoặc kho xuất → tồn kho lệch, serial không quét được vào phiếu.
2
Quét serial xong bấm Lưu thay vì Lưu serial → ghi lại cả những trường bị sửa vô tình.
3
Quét cả lô lớn rồi mới lưu → mất kết nối là quét lại từ đầu.
4
Số serial ít hơn số lượng trên phiếu mà vẫn lưu → phiếu treo, tồn kho không đúng theo serial.
5
Nhân viên kho tự sửa số lượng cho khớp số máy thực tế → sai lệch với hóa đơn, kế toán không đối chiếu được.
6
Không xóa bộ lọc cũ khi tìm phiếu mới → không ra kết quả, tưởng phiếu chưa được lập.