Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Quản lý khách hàng & DMS viếng thăm điểm bán
Từ danh sách khách hàng đến tuyến, lịch MCP và check-in tại điểm
Đối tượng
Quản lý sale, Sale thị trường
Phiên bản
1.0
Cập nhật
08/2026
Mục lục
Nội dung tài liệu
0Tổng quan
1Vai trò Quản lý sale
2Vai trò Sale — viếng thăm tại điểm
Phần 0 — Tổng quan
0.1 Luồng nghiệp vụ tổng thể
Bảy bước, chạy một lần khi khai báo và lặp lại theo tháng. Quản lý sale làm bước 1 đến 4 trên web, sale chỉ làm bước 5 và 6 trên app.
1
Tạo danh sách khách hàng
Quản lý sale · thêm mới từng khách hoặc nhập từ Excel, gán Sale ID phụ trách
2
Cấu hình điểm bán
Quản lý sale · duyệt điểm bán, gán kênh bán, khu vực, NPP phụ trách và toạ độ
3
Tạo tuyến và gán điểm vào tuyến
Quản lý sale · một tuyến là nhóm điểm bán cố định gán cho một sale
4
Xếp lịch chuyến theo tuần
Quản lý sale · chọn thứ trong tuần và tần suất, hệ thống tự sinh lịch viếng thăm (MCP)
5
Sale đi tuyến và check in
Sale · mở app, chọn điểm bán trong lịch của ngày, Check in khách hàng
6
Ghi nhận công việc tại điểm và check out
Sale · log chăm sóc, tạo task, cập nhật vị trí, lên đơn — rồi check out
7
Quản lý theo dõi và đối chiếu
Quản lý sale · Bản đồ hành trình sale và Nhật ký viếng thăm với toạ độ, giờ check in/out
0.2 Hai vai trò và phạm vi thao tác
Toàn bộ khai báo nằm ở phía quản lý. Sale chỉ đi theo lịch đã sinh sẵn, không phải tự nhập điểm bán.
Vai trò 1 · Web
Quản lý sale
Tạo và duy trì danh sách khách hàng, gán sale phụ trách
Cấu hình điểm bán: kênh bán, khu vực, NPP, vị trí trên bản đồ
Cấu hình DMS: tạo tuyến viếng thăm, xếp lịch tuyến theo tuần
Theo dõi bản đồ hành trình và nhật ký viếng thăm của sale
Vai trò 2 · Mobile app
Sale thị trường
Mở lịch viếng thăm của ngày, xem danh sách điểm bán cần ghé
Check in tại điểm — hệ thống lấy toạ độ GPS thực tế
Ghi log chăm sóc, tạo task nhắc việc, cập nhật vị trí điểm bán
Check out khi rời điểm
0.3 Bốn khái niệm cần hiểu trước
Hiểu sai bốn khái niệm này thì lịch sinh ra sẽ không đúng thực tế đi tuyến.
Điểm bán
Một khách hàng đã được duyệt để đưa vào hệ thống DMS, có toạ độ trên bản đồ. Điểm bán là đơn vị nhỏ nhất mà sale ghé thăm.
Tuyến viếng thăm
Nhóm điểm bán cố định gán cho một sale, có thứ tự ghé và điểm xuất phát. Khai báo một lần, dùng lại mọi tháng.
Tần suất F1 / F2 / F4
F4 = mỗi tuần ghé 1 lần · F2 = 2 lần/tháng (tuần 1 và tuần 3) · F1 = 1 lần/tháng.
MCP — lịch viếng thăm
Bảng lịch sinh tự động từ tuyến × thứ trong tuần × tần suất, theo trục sale × ngày. Sale chỉ mở app và đi theo bảng này.
0.4 Bản đồ menu chức năng
Danh sách khách hàng nằm ở menu Khách hàng. Toàn bộ cấu hình và theo dõi DMS nằm ở nhóm Nghiệp vụ › DMS.
Khách hàng
Quản lý khách hàng · Quản lý khách hàng sửa chữa, bảo hành · Tài khoản khách hàng dùng mobile app, website.
Nghiệp vụ › DMS
Danh sách điểm bán · Tuyến viếng thăm · Bản đồ hành trình sale · Nhật ký viếng thăm.
Phần 1 — Vai trò Quản lý sale
Quản lý sale
1.1 Tạo danh sách khách hàng
Bước đầu tiên và là nền của toàn bộ DMS. Khách hàng chưa có trong danh sách thì không thể trở thành điểm bán, không thể đưa vào tuyến.
Khách hàng › Quản lý khách hàng
Thêm mới
Nhập từng khách hàng. Mã khách hàng do hệ thống tự sinh theo ngày tạo, ví dụ 260814001.
Thêm từ excel
Nhập hàng loạt khi khởi tạo dữ liệu ban đầu. Tải file mẫu, điền đúng cột rồi tải lên.
Chuyển phụ trách sale
Chọn nhiều khách hàng bằng ô tích ở cột đầu rồi chuyển sang sale khác. Dùng khi sale nghỉ việc hoặc chia lại địa bàn.
Lưu ý
Cột Sale ID phải có giá trị. Sale trên app chỉ thấy khách hàng do mình phụ trách — bỏ trống thì điểm bán đó không xuất hiện trên app của bất kỳ ai.
Quản lý sale
1.2 Cấu hình điểm bán
Khách hàng sau khi được duyệt trở thành điểm bán, mang thêm các thuộc tính phục vụ đi tuyến.
Nghiệp vụ › DMS › Danh sách điểm bán
Bốn tab trạng thái
Các trường cần khai đủ
Quản lý sale
1.3 Tạo tuyến viếng thăm
Màn hình Tuyến viếng thăm có ba tab làm việc theo đúng thứ tự: khai tuyến, xếp lịch chuyến, rồi xem lịch của sale.
Nghiệp vụ › DMS › Tuyến viếng thăm › Thêm mới
Quản lý sale
1.4 Gán điểm bán vào tuyến và sắp thứ tự ghé
Mở tuyến vừa tạo bằng biểu tượng kính lúp ở cột thao tác. Màn hình chia ba cột: thông tin tuyến, điểm bán chưa vào tuyến, và thứ tự ghé.
Tuyến viếng thăm › mở tuyến › Thêm điểm vào tuyến bán hàng
1
Tìm điểm bán ở cột giữa theo tên, mã hoặc quận.
2
Bấm dấu + để đưa điểm sang cột Thứ tự ghé trong tuyến.
3
Kéo thả để sắp theo lộ trình di chuyển thực tế. Số thứ tự là thứ tự sale sẽ ghé.
4
Đặt tần suất cho từng điểm — dòng phụ dưới tên điểm, ví dụ 1 lần/tuần.
5
Bấm Xếp lịch tuyến ở góc trên để chuyển sang bước xếp lịch, hoặc Đóng để lưu và quay lại.
Số liệu hệ thống tự tính
Số điểm bán trong tuyến — đếm từ cột thứ tự ghé.
Cung đường dự kiến — từ điểm xuất phát qua các điểm theo thứ tự đã sắp.
Thời lượng dự kiến — cung đường chia tốc độ trung bình, cộng thời gian dừng mỗi điểm.
Quản lý sale
1.5 Xếp lịch chuyến theo tuần
Gán tuyến vào thứ trong tuần và tần suất. Hệ thống tự sinh lịch viếng thăm cho cả tháng.
Tuyến viếng thăm › tab Lịch chuyến / Xếp chuyến
Lưu ý
Lịch chỉ được sinh sau khi bấm Cập nhật lịch tuyến. Trước đó mọi thay đổi trên màn hình này chưa có hiệu lực với app của sale.
Quản lý sale
1.6 Lịch viếng thăm của sale (MCP)
Kết quả của bước xếp lịch. Bảng theo trục sale × ngày trong tuần, mỗi ô là số điểm bán phải ghé của ngày đó.
Tuyến viếng thăm › tab Lịch viếng thăm của sale
Dùng mũi tên hoặc ô chọn tháng để xem lịch tháng khác.
Ô Tìm điểm bán, sale để lọc nhanh khi số lượng sale lớn.
Đây là bảng cần rà trước khi giao việc: nếu một sale bị dồn quá nhiều điểm vào cùng một ngày, quay lại mục 1.5 đổi thứ trong tuần.
Quản lý sale
1.7 Theo dõi quá trình viếng thăm
Hai màn hình đối chiếu kế hoạch với thực tế. Số liệu do app của sale sinh ra, quản lý không nhập tay.
Bản đồ hành trình sale
Nghiệp vụ › DMS › Bản đồ hành trình sale. Đặt cạnh nhau tuyến phải đi (MCP) và đường đã đi (GPS) của một ngày. Đây là màn hình chính để quản lý biết sale có đi đúng tuyến hay không.
Nhật ký viếng thăm
Nghiệp vụ › DMS › Nhật ký viếng thăm. Mỗi lần check in và check out là một dòng, kèm thời gian, toạ độ và địa chỉ hệ thống ghi nhận được.
Ba lớp bật tắt ở góc trên
Tuyến phải đi (MCP) — nét đứt xám, lộ trình theo kế hoạch.
Đã đi (GPS) — nét liền xanh, đường sale thực sự đi.
Điểm bán ngoài tuyến — điểm sale ghé nhưng không có trong tuyến của ngày.
Màu ghim trên bản đồ
Xanh đậm — đã viếng thăm · Xanh dương — đang viếng thăm · Xám — chưa tới.
Ghim S — điểm xuất phát của tuyến.
Đỏ — check in ngoài vùng, cần đối chiếu với nhật ký.
Cách đọc nhật ký: mỗi lượt viếng thăm hợp lệ phải có một cặp Check in và Check out. Khoảng cách giữa hai mốc là thời gian sale làm việc tại điểm. Toạ độ lệch xa địa chỉ điểm bán là dấu hiệu cần kiểm tra lại — hoặc sale check in từ xa, hoặc toạ độ điểm bán khai sai ở mục 1.2.
Phần 2 — Vai trò Sale, viếng thăm tại điểm
Sale · Mobile app
2.1 Mở danh sách khách hàng trên app
Sale chỉ thấy khách hàng do mình phụ trách. Danh sách theo lịch đã sinh sẵn — không phải tự nhập điểm bán.
Mỗi dòng là một điểm bán, kèm ngày viếng thăm gần nhất ở bên phải.
Bộ lọc để lọc theo nhóm, khu vực hoặc trạng thái.
+ Thêm để đề xuất điểm bán mới phát hiện ngoài thị trường. Điểm này vào tab Chờ duyệt ở web, quản lý duyệt mới thành điểm bán.
Bấm mũi tên bên phải một dòng để mở chi tiết và bảng thao tác.
Sale · Mobile app
2.2 Check in khách hàng tại điểm
Thao tác bắt buộc, làm khi đã tới điểm bán. App lấy toạ độ GPS tại thời điểm bấm nên phải check in tại chỗ, không check in trước.
1
Mở điểm bán trong danh sách khách hàng.
2
Mở bảng Thao tác.
3
Chọn Check in khách hàng. Cho phép app truy cập vị trí nếu máy hỏi.
4
Hệ thống ghi một dòng Check in vào Nhật ký viếng thăm kèm giờ và toạ độ.
Lưu ý
Không có Check in thì lượt viếng thăm đó không được tính, dù sale đã tới điểm. Bật GPS và tín hiệu mạng trước khi vào điểm.
Sale · Mobile app
2.3 Các thao tác khác tại điểm
Sau khi check in, làm phần việc tại điểm ngay trên bảng Thao tác. Xem Hình 11.
Sale · Mobile app
2.4 Check out và kết thúc lượt viếng thăm
Bấm Check out khi rời điểm bán, trước khi di chuyển sang điểm tiếp theo trong tuyến.
Sau khi check in, app chuyển sang trạng thái Đang checkin và chạy đồng hồ đếm thời gian có mặt tại điểm.
Đối chiếu dòng Địa chỉ và Khách hàng trên màn hình với điểm bán đang đứng. Sai thì bấm Cập nhật thông tin.
Xong việc thì bấm Check-out — nút đỏ. Trạng thái trở về CHECKOUT và lượt viếng thăm được đóng.
Check out sinh dòng thứ hai trong Nhật ký viếng thăm, cùng điểm bán, khác giờ và toạ độ.
Trường Thăm gần nhất của điểm bán ở web được cập nhật theo lượt này.
Chuyển sang điểm số tiếp theo theo thứ tự ghé đã sắp trong tuyến.
Quên check out là lỗi phổ biến nhất. Lượt viếng thăm thiếu Check out sẽ hiện lệch trên nhật ký và không tính được thời gian làm việc tại điểm.
Phụ lục
A. Từ điển thuật ngữ DMS
B. Checklist khởi tạo DMS lần đầu
1
Nhập toàn bộ khách hàng, mỗi khách có Sale ID phụ trách.
2
Duyệt điểm bán và khai đủ kênh bán, khu vực, NPP, toạ độ.
3
Kiểm tra từng toạ độ bằng Xem trên bản đồ trước khi chia tuyến.
4
Tạo tuyến theo khu vực, mỗi tuyến gán một sale, khai điểm xuất phát và tốc độ trung bình.
5
Gán điểm vào tuyến, kéo thả đúng lộ trình thực tế, đặt tần suất từng điểm.
6
Xếp lịch chuyến cho tháng, rà cột Lượt/tháng, bấm Cập nhật lịch tuyến.
7
Mở tab Lịch viếng thăm của sale kiểm tra tải công việc từng ngày, rồi thông báo cho sale bắt đầu đi tuyến.
C. Năm lỗi thao tác thường gặp
1
Điểm bán không có toạ độ hoặc toạ độ sai → cung đường và thời lượng dự kiến của tuyến vô nghĩa.
2
Bỏ trống Sale ID → điểm bán không xuất hiện trên app của sale nào.
3
Xếp lịch xong nhưng quên bấm Cập nhật lịch tuyến → app của sale vẫn trống.
4
Sinh lại lịch mà chọn sai quy tắc trùng lịch → mất các lượt sale đã check in.
5
Sale check in từ xa hoặc quên check out → nhật ký không phản ánh đúng thời gian làm việc tại điểm.