Trợ lý kinh doanh · Quản lý bảo hành · Bảo hành điện tử

Tài liệu thao tác theo từng phân hệ: bán hàng và xuất kho, vận hành trạm bảo hành ủy quyền, kho số serial và kích hoạt bảo hành.

Nội dung

Trợ lý kinh doanh

Nghiệp vụ → Đơn hàng: lên đơn hàng xuất bán, theo dõi tiến trình, xuất kho.

1. Vào Nghiệp vụ → nhóm Đơn hàng → Đơn hàng xuất bán. Danh sách hiển thị mã đơn, khách hàng, sản phẩm, đơn giá, số lượng, ngày tạo và Sale ID.
2. Bấm + Tạo mới Đơn hàng xuất bán ở góc trên phải.
3. Thông tin Đơn hàng xuất bán: mã đơn và ngày tạo tự sinh, Sale Id là người đang đăng nhập; chọn Giai đoạn xử lý (*) — ví dụ Lên đơn hàng.
4. Thông tin khách hàng: nhập Tên Khách hàng (*), chọn Nhóm khách hàng, bổ sung số điện thoại, email, địa chỉ, Hạn mức nợ và Số ngày nhắc nợ nếu cần.
5. Thông tin sản phẩm: bấm + trên đầu bảng để thêm dòng, chọn sản phẩm/dịch vụ, nhập Số lượng, Đơn giá, Chương trình bán hàng, ghi chú, Hạn thanh toán. Thành tiền tự tính.
6. Bảng sản phẩm phía dưới giúp tra nhanh: nhập mã sản phẩm / tên sản phẩm / chương trình giá bán rồi bấm Tìm kiếm; bấm thẻ sản phẩm để đưa vào đơn. Cần hàng chưa có mã thì bấm + Tạo sản phẩm.
7. Bấm Lưu. Bấm Huỷ nếu muốn bỏ.

1. Mở đơn hàng từ danh sách (bấm vào mã đơn) để xem chi tiết: Thông tin chung (mã đơn, mã/tên khách hàng, ngày tạo) và Thông tin chi tiết (địa chỉ nhận hàng, người nhận, SĐT người nhận, ghi chú giao hàng).
2. Khung phải hiển thị Giá trị đơn hàng, nhân viên phụ trách, khối Khách hàng (Đổi / Sửa / Chi tiết), khối Thanh toán (Tổng tiền – Đã TT – Còn lại, bấm Thêm để ghi nhận thanh toán) và File đính kèm.
3. Tới mục Chi tiết sản phẩm, dịch vụ → bấm Xuất kho để xuất hàng theo đơn.
4. Sau khi xuất, cột Đã xuất kho hiện số lượng và mã phiếu xuất (bấm để in, hoặc Xóa nếu xuất sai), cột Sl còn lại cho biết phần chưa xuất.
5. Cần điều chỉnh: Sửa Đơn hàng xuất bán; khách trả hàng: Hoàn trả hàng.
6. Phần cuối bảng tổng hợp Tổng tiền sản phẩm, Phụ phí, Giảm ưu đãi mã khuyến mãi, Giảm giá khác, Tiền VAT, Tổng cộng.

Quản lý bảo hành

Nghiệp vụ → Sửa chữa bảo hành và Bảo hành ủy quyền: hồ sơ trạm, phiếu bảo hành, linh kiện và chi phí.

1. Vào Nghiệp vụ → Bảo hành ủy quyền → Quản lý hồ sơ trạm. Danh sách gồm Mã hệ thống, Tên trạm, Số điện thoại trạm.
2. Thêm trạm: bấm + Thêm mới (nhập từng trạm) hoặc Thêm từ excel (nhập hàng loạt theo mẫu).
3. Trên mỗi dòng: biểu tượng tài liệu để xem hồ sơ, bút chì để sửa, thùng rác để xoá.
4. Bấm dấu ⋮ để mở thêm: Danh sách tài khoản của trạm, Thêm tài khoản của trạm (cấp tài khoản cho trạm đăng nhập cổng Portal), Log / ghi chú, Copy dòng.
5. Dùng Bộ lọc để lọc theo khu vực, trạng thái trạm; các biểu tượng góc phải bảng để đổi kiểu xem danh sách.

1. Vào Nghiệp vụ → Sửa chữa bảo hành → Quản lý nhận phiếu. Danh sách gồm Số phiếu, thời gian nhận, thiết bị, IMEI/Serial, tình trạng khi nhận, Trạng thái, Gắn trạm xử lý và ô tích Duyệt chuyển xuống trạm.
2. Ca báo do khách tự gửi trên cổng nằm ở Quản lý ca báo bảo hành từ cổng Portal — tiếp nhận từ đó hoặc tạo mới trực tiếp.
3. Bấm + Tạo phiếu dịch vụ. Phần Thông tin phiếu bảo hành: mã đơn và ngày tạo tự sinh, Người tạo đơn mặc định là người đăng nhập.
4. Phần khách hàng: nhập Tên khách hàng (*), nhóm khách hàng, email, số điện thoại (1 và 2), Tỉnh thành – Quận huyện – Xã phường, địa chỉ. Bấm Lịch sử sửa chữa bảo hành để xem khách đã từng bảo hành gì.
5. Phần Thông tin nhận máy, thiết bị: nhập IMEI/SERIAL rồi bấm kính lúp để tra (bấm Lịch sử thiết bị để xem lịch sử máy), chọn Hãng sản xuất, Thiết bị, Ngày mua, Nơi bán, Ngày hết hạn bảo hành, Số lượng nhận, Hiện tượng hư hỏng, Tình trạng khi nhận.
6. Bên phải: chọn Loại yêu cầu (*) (Bảo hành / Sửa chữa), Hình thức xử lý (ví dụ Dịch vụ xử lý tại nhà KH), Thời gian hẹn, Gắn trạm xử lý, Kỹ thuật, Ghi chú khi nhận và Ảnh thiết bị.
7. Một phiếu nhiều máy: bấm ⊕ Thông tin nhận máy, thiết bị để thêm khối thiết bị mới. Xong bấm Lưu.
8. Sau khi lưu, tích Duyệt chuyển xuống trạm ở dòng phiếu để điều chuyển việc cho trạm được gắn.

1. Mở phiếu từ Quản lý nhận phiếu (hoặc Quản lý đơn hàng bảo hành). Đầu trang có Thông tin đơn hàng (mã đơn, thời gian tiếp nhận, nhân viên tiếp nhận, trạm xử lý) và khối Khách hàng (bấm Sửa / Đổi khách hàng).
2. Thông tin phiếu dịch vụ liệt kê từng yêu cầu: loại yêu cầu, hình thức xử lý, trạng thái, trạm, kỹ thuật, thời gian hẹn, Phương án bảo hành. Bấm Thêm yêu cầu nếu máy phát sinh yêu cầu mới; biểu tượng bút chì để sửa, ⋮ cho các thao tác khác.
3. Phần Ảnh chụp: ảnh khi nhận và khi xử lý; bấm Sửa thông tin để cập nhật.
4. Danh sách các lần xử lý: bấm Thêm thông tin để ghi một lần xử lý — Kỹ thuật, Lỗi thực tế, Nhóm lỗi, Linh kiện lỗi, Giải pháp, Khoảng cách, Bảng mã sửa chữa, Linh kiện cần đặt, Kết quả.
5. Tính phí trên cùng dòng xử lý bằng các ô tích: Tính phí đi lại, Tính phí ngoài giờ, Tính phí hoàn thành < 48h, Tính phí hoàn thành < 24h. Dòng tổng phía dưới hiển thị Phí sửa chữa, Phí đi lại, Phí 24h, Phí 48h và Trạng thái tổng xét duyệt — bấm ••• ở cột này để phê duyệt hoặc từ chối các khoản phí.
6. Cần linh kiện để sửa: bấm Đặt linh kiện ngay trên khối xử lý để sinh đề nghị cấp phát.
7. Mục Linh kiện — Thiết bị sử dụng / thay thế: bấm Kê khai linh kiện để khai linh kiện đã dùng (sản phẩm, số lượng, Mục đích sử dụng, IMEI/Serial); bấm Chỉnh sửa để sửa dòng đã khai.
8. Thu hồi xác linh kiện: cột Có xác linh kiện, Trạng thái thu hồi, hủy xác linh kiện, Serial thu hồi, Ngày thu hồi, hủy xác linh kiện — cập nhật để xác nhận trạm đã trả xác hoặc công ty cho phép hủy.
9. Mục Chăm sóc khách hàng: bấm + Thêm để ghi nhật ký gọi kiểm tra sau sửa chữa.
10. Thanh công cụ đầu phiếu: gọi điện, tài liệu, trao đổi, gửi thông báo, lịch, in phiếu và menu Thao tác (chuyển trạng thái, huỷ phiếu).

1. Kho công ty: menu Kho ở thanh trái — xem tồn kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chuyển kho. Mọi lần xuất bán hoặc cấp phát linh kiện cho trạm đều sinh phiếu xuất tại đây.
2. Tồn kho tại trạm: vào Bảo hành ủy quyền → Tồn kho tại trạm. Danh sách theo trạm với cột Tồn kho trạm; bấm biểu tượng tài liệu trên dòng để xem chi tiết từng linh kiện đang giữ tại trạm đó.
3. Đối soát tiền với trạm: Quản lý thu chi của trạm, Quản lý công nợ với trạm, Đề nghị thanh toán phí cho trạm ủy quyền.
4. Vòng tròn quản lý linh kiện: kho công ty xuất → tồn tại trạm tăng → trạm kê khai dùng cho phiếu bảo hành giảm → trạm trả xác / trả linh kiện mới nhập lại kho.

Quản lý bảo hành điện tử

Nghiệp vụ → Bảo hành điện tử: tạo và upload số serial, quản lý kho số serial, kích hoạt bảo hành cho khách.

1. Vào Nghiệp vụ → Bảo hành điện tử → Upload serial.
2. Bấm Thêm từ excel, tải file mẫu, điền danh sách serial theo sản phẩm rồi upload.
3. Mỗi lần upload là một dòng lịch sử: Ngày upload, Người upload, Tổng số serial up, Thành công, Lỗi, Trùng.
4. Nếu có Lỗi hoặc Trùng, bấm biểu tượng tài liệu / ⋮ trên dòng để xem chi tiết serial bị loại, sửa file và upload lại.
5. Muốn sinh serial theo dải thay vì nhập từ excel: dùng Tạo số serial.

1. Vào Bảo hành điện tử → Kho số serial: toàn bộ serial đang quản lý, kèm Mã dán thùng, Serial, Tên sản phẩm, Thiết bị / Model, Thời gian bảo hành, Ngày nhập, Thời gian lưu thêm tại kho, Ngày kích hoạt bảo hành, Ngày hết hạn bảo hành.
2. Bổ sung dữ liệu: + Thêm mới (từng serial) hoặc Thêm từ excel (hàng loạt).
3. Dùng Bộ lọc để tra theo serial, sản phẩm, trạng thái kích hoạt, khoảng ngày; các biểu tượng góc phải bảng để chọn cột và kiểu xem.
4. Tham số chung của phân hệ đặt tại Tham số bảo hành điện tử (thời hạn bảo hành theo sản phẩm, quy tắc kích hoạt) và Cài đặt trang bảo hành điện tử (trang tra cứu cho khách).

1. Đại lý / nhà phân phối kích hoạt bảo hành cho máy đã bán bằng cách quét hoặc nhập serial trên trang bảo hành điện tử (hoặc app), hệ thống đối chiếu với Kho số serial.
2. Serial hợp lệ sẽ được ghi Ngày kích hoạt bảo hành và Ngày hết hạn bảo hành tính theo thời hạn của sản phẩm; serial sai, đã kích hoạt hoặc chưa nhập kho sẽ bị từ chối.
3. Chính sách thưởng theo kích hoạt đặt ở Thông tin chương trình sale, Gói chương trình bảo hành, sell in, sell out, Thông tin đăng ký chương trình sale; chi trả tại Thanh toán tiền hoa hồng cho ĐL/NPP.
4. Khi khách mang máy đi bảo hành, nhập serial ở phiếu dịch vụ là hệ thống tự lấy ngày mua, nơi bán và hạn bảo hành từ dữ liệu kích hoạt.

Menu Báo cáo ở thanh trái nhóm sẵn theo nghiệp vụ. Bấm vào thẻ báo cáo để mở, chọn kỳ và điều kiện lọc rồi xuất excel.

• Báo cáo bảo hành điện tử: tổng hợp xuất nhập tồn – kích hoạt serial theo đại lý và theo nhà phân phối, chi tiết nhập/kích hoạt serial, chi tiết hoa hồng kích hoạt và sell out, thống kê serial đặt hàng nhà cung cấp.
• Báo cáo trạm bảo hành: tổng hợp phiếu sửa chữa bảo hành, chi tiết yêu cầu, thanh toán chi phí sửa chữa, xuất bán cho trạm, xuất linh kiện cho trạm, nhận linh kiện về từ trạm, công nợ linh kiện, chi tiết thu chi của trạm.
• Ngoài ra có Báo cáo tồn kho, bán hàng – doanh thu, quản trị kinh doanh, sửa chữa bảo hành, thu chi tài chính, khách hàng và công việc, hoạt động.