Thu chi ngay trên đơn bảo hành, cuối tháng có sẵn bảng thu chi

Mỗi khoản tiền thu của khách, mỗi khoản chi cho đơn (phí ship, hoàn tiền, cấn trừ công nợ…) được nhập ngay trên đơn hàng. Hệ thống tự sinh phiếu thu, phiếu chi và gom về sổ quỹ, nên kế toán không phải nhập lại và luôn biết lợi nhuận của từng đơn.

1. Vào Danh mục → nhóm Tài chính, kế toán → Danh mục mục thu chi.
2. Bấm + Thêm mới (hoặc Thêm từ excel) để khai báo các khoản, mỗi khoản chọn Loại là Thu hoặc Chi. Ví dụ: Thu đơn hàng (Thu); Phí gửi vận chuyển, Chi gửi tiền ship nhận hàng, Hoàn tiền, Cấn trừ công nợ (Chi).
3. Cùng nhóm này khai báo Thông tin số tài khoản ngân hàng và Danh mục phương thức thanh toán để chọn nhanh khi thu, chi.

1. Mở đơn hàng bảo hành. Cột phải có hai khối Thanh toán và Chi phí đơn hàng.
2. Ở khối Thanh toán, bấm Thêm → form Thêm thanh toán.
3. Nhập Ngày thanh toán (*), Số tiền thanh toán (*), chọn Phương thức thanh toán, Mục thu = Thu đơn hàng, STK ngân hàng nhận tiền, Sổ quỹ; đính kèm ảnh chuyển khoản nếu có → Lưu thông tin.
4. Khối Thanh toán cập nhật Tổng tiền · Đã thanh toán · Còn lại. Khách trả nhiều lần thì thêm nhiều lần; thu đủ, nhãn đầu đơn đổi từ Chưa thanh toán sang Đã thanh toán. Bấm Xem để xem lịch sử các lần thu.

1. Ở khối Chi phí đơn hàng, bấm Thêm → form Thêm chi phí.
2. Nhập Ngày nhập (*), Số tiền (*), Diễn giải (ví dụ: ship máy về cho khách), Số chứng từ (mã vận đơn, số hóa đơn).
3. Chọn Mục chi đúng loại: Phí gửi vận chuyển, Chi gửi tiền ship nhận hàng, Hoàn tiền cho khách, Cấn trừ công nợ… cùng Phương thức thanh toán, STK ngân hàng, Sổ quỹ chi ra → Lưu thông tin.
4. Khối Chi phí đơn hàng tự tính Tổng tiền đơn, Phí nhập linh kiện (giá vốn linh kiện đã xuất cho đơn), Chi phí khác và Lợi nhuận của đơn.

1. Vào Tài chính → Quản lý thu chi → Quản lý chi tiết thu chi. Mỗi lần thu, chi ở bước 2–3 đã tự thành một phiếu (PT… là phiếu thu), có Người nhập, Mục thu chi, Số tiền, Số chứng từ gốc là mã đơn và nội dung Thu tiền từ đơn hàng ….
2. Bấm Bộ lọc → chọn ngày từ đầu đến cuối tháng và các mục thu chi liên quan bảo hành. Đầu bảng hiện Tổng quỹ và số dư theo từng quỹ (ví dụ Chuyển khoản ngân hàng).
3. Khoản thu, chi không gắn đơn (tiền điện, mua dụng cụ…) thêm trực tiếp bằng + Thêm phiếu thu / + Thêm phiếu chi.
4. Xuất file tháng: Báo cáo → Báo cáo thu chi, tài chính → Bảng thu chi (danh sách phiếu) hoặc Báo cáo chi tiết thu chi (số đầu ngày, thu, chi, chênh lệch từng ngày) → chọn kỳ → Xuất excel.

Ghi nhớ

Tiền của đơn nào nhập vào đúng đơn đó và chọn đúng mục thu, mục chi. Làm vậy thì lợi nhuận từng đơn và bảng thu chi cuối tháng tự khớp với nhau.